Как подготовиться к выездной налоговой проверке?

Выездная налоговая проверка — это один из наиболее серьезных инструментов контроля, используемых налоговыми органами для проверки финансово-хозяйственной деятельности организаций. Она включает в себя выезд представителей налоговой службы на территорию налогоплательщика и детальное изучение всех документов, связанных с учетом и уплатой налогов. Подготовка к выездной налоговой проверке требует тщательного подхода и соблюдения ряда важных правил, чтобы минимизировать риски и избежать возможных санкций. В данной статье мы рассмотрим основные шаги и рекомендации, которые помогут вам успешно пройти этот сложный процесс.

Выездная налоговая проверка назначена: какие документы следует подготовить?

В экстренном порядке следует провести проверку наличия необходимых документов для подтверждения права на налоговые вычеты по НДС и обоснования уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (подтверждение расходов). Особенно это касается крупных и долгосрочных сделок. Наличие таких документов критически важно для обоснования законности уменьшения полученных доходов на сумму произведенных расходов, то есть экономически оправданных и документально подтвержденных затрат (ст. 166, 169, 171, 172, 247, п. 1 ст. 252, ст. 247 НК РФ, Определение ВС РФ от 22.10.2018 № 302-КГ 18-16912, Постановление АС Московского округа от 18.12.2018 № Ф05-21298/18, Постановление АС Северо-Западного округа от 24.11.2021 № Ф07-16373/2021). Отсутствие необходимых документов в момент проверки может стать основанием для доначислений сумм по НДС и налогу на прибыль.

Компания вправе подтвердить произведенные расходы любыми документами, в том числе составленными в электронной форме (письма Минфина России от 14.06.2018 № 03-03-06/1/40695, от 13.05.2020 № 03-03-06/2/38724, от 16.01.2023 № 03-03-06/1/2011).

Основные документы для подтверждения расходов

Необходимо убедиться в наличии следующих документов, подтверждающих:

1. Коммерческую осмотрительность при выборе контрагентов:
   • Особенно важна для крупных и основных контрагентов.
   • Должны быть документы, обосновывающие деловую цель сделок и причину выбора именно этих контрагентов.
   • Доказательства осуществления контрагентами реальной предпринимательской деятельности, включая рекомендации, информацию из Интернета, коммерческие предложения, иные данные о качестве товара (работ, услуг), преимущества условий договоров, наличие необходимого оборудования и работников.
2. Документы, подтверждающие обоснованность расходов:
   • Документы, подтверждающие экономически оправданные затраты, которые уменьшают налогооблагаемую базу.
   • Включают счета, накладные, акты выполненных работ и иные первичные учетные документы.

Рекомендации по подготовке

1. Проверка наличия всех документов:
   • Убедитесь, что все документы в наличии и правильно оформлены.
   • Организуйте документы по видам и контрагентам для удобства проверки.
2. Электронные документы:
   • Убедитесь в корректности и наличии всех электронных документов.
   • Проверьте электронные подписи и соответствие требованиям законодательства.
3. Обоснование выбора контрагентов:
   • Подготовьте обоснования для выбора каждого крупного контрагента.
   • Соберите документы, подтверждающие деловую цель сделок и реальность предпринимательской деятельности контрагентов.

Правильная и своевременная подготовка к выездной налоговой проверке поможет избежать многих проблем и доначислений налогов.

Одним из основных направлений исследования налоговыми органами в ходе выездных налоговых проверок является выявление фактов «формального документооборота» и «фиктивных сделок». Поэтому важно быть готовым не только представить комплект первичных документов по сделке, но и при необходимости предоставить дополнительные документы, подтверждающие деловую цель сделки и ее исполнение контрагентом (Постановление АС Московского округа от 03.03.2023 по делу № А40-30509/2022).

Важные аспекты подготовки:

1. Комплект первичных документов:
   • Соберите и подготовьте все первичные документы по сделкам, включая счета, накладные, акты выполненных работ и другие учетные документы.
   • Убедитесь, что все документы правильно оформлены и подписаны.
2. Дополнительные документы:
   • Подготовьте документы, подтверждающие деловую цель сделки. Это могут быть договоры, коммерческие предложения, переписка с контрагентами, обоснования выбора именно этого контрагента и т.д.
   • Документы, подтверждающие исполнение сделки контрагентом: акты приемки-передачи, накладные, отчеты о выполненных работах и другие доказательства.

Период выездной налоговой проверки ограничен и не может превышать трех лет, предшествующих году назначения проверки. Однако проверяющие могут также включить в проверку часть текущего календарного года, в котором принято решение о проведении проверки (письмо ФНС от 17.04.2019 № ЕД-4-2/7305).

Где проводится выездная налоговая проверка?

Как правило, выездная налоговая проверка проводится на территории проверяемой компании. Однако, если компания не может предоставить инспекторам помещение, мероприятие может состояться в налоговой инспекции (ст. 89 НК РФ). На практике проверяющие могут несколько раз посещать территорию налогоплательщика, но чаще всего они запрашивают необходимые документы и пояснения через соответствующие требования и изучают их на территории налогового органа.

Подготовка к проверке на территории компании

В классическом варианте, когда проверка проводится на территории компании, важно правильно организовать место для работы инспекторов. Вот несколько рекомендаций:

1. Отдельное помещение. Предоставьте инспекторам отдельное изолированное помещение. Желательно, чтобы помещение не имело доступа к сетевым дискам и другим конфиденциальным ресурсам компании.
2. Минимизация доступа к информации. Не допускайте наличия компьютера (ноутбука) с доступом к сетевым дискам или другим нежелательным для проверки данным. Оборудуйте помещение так, чтобы инспекторы не могли свободно перемещаться по территории компании.
3. Избегайте размещения в бухгалтерии: Размещать проверяющих в бухгалтерии вместе с работниками — большая ошибка. Это может привести к случайному раскрытию важной информации для инспекции.

Можно ли предупреждать сотрудников о выездной налоговой проверке?

Важным шагом в подготовке к выездной налоговой проверке является назначение куратора, например, бухгалтера или финансового директора, который будет общаться с представителями инспекции, предоставлять документы и необходимую информацию.

Инструктаж работников

Рядовых работников следует предупредить о предстоящем присутствии представителей налоговой инспекции на территории компании. Необходимо проинструктировать их о порядке проведения проверки, правах налогового органа и возможных «уловках» инспекторов, а также о негативных последствиях общения на свободные темы.

Допросы работников

В ходе проверки могут быть проведены допросы работников как на территории налогового органа, так и в офисе компании (ст. 31, 90 НК РФ). В последнем случае повестка на допрос может не требоваться. Поэтому важно провести предварительную беседу с сотрудниками, объяснив им, к кому в компании следует обращаться при получении повестки на допрос. Работникам нужно объяснить, что отвечать на вопросы инспекторов следует четко, однозначно и кратко, избегая домыслов и предположений.

Подготовка документов и сотрудников

Большой положительный эффект дает предварительная подготовка документов и сотрудников. Налоговые юристы могут сопровождать руководство и работников компании во время допросов, что обеспечит спокойствие и корректное отражение показаний в протоколе. Юристы помогут сформулировать показания так, чтобы четко передать фактические обстоятельства финансово-хозяйственной деятельности компании и пресечь возможные злоупотребления со стороны инспекторов.

Как проводится выездная налоговая проверка?

Выездная налоговая проверка проводится на основании решения руководителя или заместителя руководителя инспекции (ст. 89 НК РФ, приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@). В этом документе указываются должности, фамилии и инициалы инспекторов отдела выездных налоговых проверок, которым поручено проведение проверки. Это решение вместе со служебными удостоверениями является основанием для допуска проверяющих на территорию налогоплательщика (п. 1 ст. 91 НК РФ). При отсутствии решения налогоплательщик вправе отказать инспекторам в доступе на территорию компании для проведения проверки (пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ).

В проверке могут также участвовать сотрудники органов внутренних дел (п. 1 ст. 36 НК РФ, пп. 28 п. 1 ст. 13 Федерального закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ «О полиции»). Их должности и фамилии также должны быть указаны в решении о проведении проверки.

Ознакомление с решением о проверке

В решении предусмотрено место под подпись лица, в отношении которого назначена проверка. Однако налоговое законодательство не устанавливает сроки и способы ознакомления с документом (письмо Минфина России от 17.02.2016 № 03-02-07/1/8635). На практике решение вручается в момент прибытия проверяющих на территорию компании. Если адрес местонахождения компании инспекции неизвестен, документ направляется заказным письмом по почте. В любом случае отсутствие подписи налогоплательщика об ознакомлении с решением о проведении проверки не лишает инспекцию права на проведение проверки.

Проверка проводится на основании решения, в котором указаны все инспекторы, участвующие в проверке. Наличие служебных удостоверений и решения является обязательным для допуска инспекторов на территорию компании. Сотрудники органов внутренних дел также могут участвовать в проверке, если это указано в решении. Ознакомление с решением происходит в момент прибытия инспекторов или путем отправки документа по почте, если адрес компании неизвестен.

Сколько может длиться выездная налоговая проверка?

По закону, выездная налоговая проверка не может продолжаться более двух месяцев. Однако этот срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях и до шести месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ).

Проверка может приостанавливаться при наличии оснований, указанных в п. 9 ст. 89 НК РФ, например, для истребования документов у контрагентов и иных лиц или для проведения экспертизы. Общий срок приостановления проведения проверки не может превышать шести месяцев. В исключительных случаях, при необходимости получения информации от иностранных государственных органов в рамках международных договоров РФ, срок приостановления может составлять до девяти месяцев. На практике проверка порой длится год, поэтому нужно запастись терпением.

Срок проведения выездной налоговой проверки исчисляется со дня вынесения решения о назначении проверки и до дня составления справки о ее проведении. Справка свидетельствует об окончании мероприятий проверки. После ее вручения инспекторы не имеют права находиться на территории налогоплательщика, истребовать документы или проводить иные мероприятия налогового контроля.

В течение двух месяцев со дня, следующего за днем окончания проверки, зафиксированным в справке, инспекторы должны вручить компании акт по ее итогам (п. 1 ст. 100, п.п. 2, ст. 6.1 НК РФ).

Как подготовиться к выездной налоговой проверке?

Проверяют налогоплательщиков обычно на соблюдение трех важных требований ст. 54.1 НК РФ:

1. Исключение искажений учета и отчетности, уменьшающих налоговую базу:
   • В рамках проверки инспекторы будут искать умысел в неуплате налогов, выявляя «бумажные» договорные отношения, фиктивное дробление с целью применения спецрежима, завышения расходов и прочие нарушения.
2. Цель сделки не должна быть неуплата или зачет (возврат) сумм налога:
   • Проверяется наличие деловой (предпринимательской) цели и экономической сути сделок с контрагентами. Если деловой цели нет, инспекторы сделают вывод о том, что компания преследует единственную цель — экономию на налогах и получение необоснованной выгоды.
3. Сделка должна исполняться лицом, с которым заключен договор, или которому обязательство передано по договору или закону:
   • Проверяется реальная возможность исполнения договорных обязательств контрагентом или привлеченными третьими лицами. Это включает проверку наличия у контрагента необходимых производственных мощностей, трудовых ресурсов и т.д.

Документы и допросы

В ходе выездной налоговой проверки инспекция направляет налогоплательщику требования о представлении документов за проверяемые налоговые периоды. Также инспекция может истребовать документы у контрагентов проверяемого налогоплательщика. Если контрагент не ответит на требование инспекции, это может быть воспринято проверяющими как сигнал о получении необоснованной налоговой выгоды по сделкам с этим контрагентом.

Практически ни одна выездная проверка не обходится без допросов руководства компании и рядовых работников. Могут допросить и бывших сотрудников, а также работников контрагентов.

Осмотры и выемка документов

Во время проверки могут происходить осмотры помещений и предметов налогоплательщика. Часто осмотр переходит в выемку документов и предметов для формирования доказательств налогового правонарушения. Например, выемка может производиться при выявлении фиктивных финансово-хозяйственных отношений между компанией и ее контрагентом.

Выемка документов осуществляется на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, которое утверждается руководителем или его заместителем. Без этого документа выемка незаконна! Выемка не допускается в ночное время (с 22.00 до 06.00 по местному времени). Однако оформление результатов выемки может проводиться после 22.00.

Протокол выемки

Результаты выемки оформляются протоколом. Перед подписанием важно внимательно ознакомиться с ним и отразить все нарушения в замечаниях к протоколу. Например, инспекторы должны указывать точное количество и наименование изымаемых документов. Не допускается формулировка «изъято 5 папок актов за такой-то год». Важно проследить, чтобы в протоколе была указана информация о нумерации изъятых документов, а не папок с ними, а также подробная информация о видах изъятых документов.

Чем помогает налоговый аудит, сделанные перед выездной налоговой проверкой ФНС?

Проведение налогового аудита перед выездной налоговой проверкой ФНС оказывает значительное влияние на подготовленность компании к проверке. Это важный этап, который позволяет выявить и устранить налоговые риски, обеспечить корректность ведения бухгалтерского и налогового учета, а также подготовить сотрудников к взаимодействию с инспекторами. Рассмотрим основные аспекты, чем именно помогает налоговый аудит перед выездной налоговой проверкой.

1. Выявление и устранение ошибок

Налоговый аудит позволяет обнаружить ошибки и неточности в бухгалтерском и налоговом учете до начала проверки ФНС. Аудиторы проверяют правильность расчетов, своевременность и полноту уплаты налогов, корректность оформления первичных документов и соответствие учетной политики действующему законодательству. Исправление выявленных ошибок до проверки снижает риск доначислений и штрафов.

2. Систематизация и подготовка документов

Аудиторы помогают собрать и систематизировать все необходимые документы, которые могут потребоваться в ходе проверки. Это включает в себя:

• Первичные документы (договоры, акты, счета-фактуры).
• Документы, подтверждающие законность налоговых вычетов и обоснованность расходов.
• Данные, подтверждающие соблюдение налогового законодательства.

Подготовленные и упорядоченные документы позволяют быстрее и эффективнее отвечать на запросы инспекторов.

3. Оценка налоговых рисков

Налоговый аудит помогает выявить потенциальные налоговые риски, которые могут стать предметом особого внимания налоговых органов. Аудиторы анализируют деятельность компании на предмет соответствия требованиям налогового законодательства и выявляют возможные нарушения. Это позволяет заранее принять меры для минимизации рисков.

4. Подготовка сотрудников

Проведение налогового аудита включает инструктаж сотрудников о порядке проведения выездной налоговой проверки, правах и обязанностях налогоплательщика и инспекторов, а также возможных «уловках» проверяющих. Это помогает избежать необдуманных действий и высказываний, которые могут негативно сказаться на результатах проверки.

5. Подготовка к допросам и выемкам

В ходе налогового аудита сотрудники компании получают рекомендации по подготовке к возможным допросам и выемке документов. Аудиторы объясняют, как правильно вести себя при допросах, как отвечать на вопросы инспекторов, чтобы избежать подозрений и обвинений. Также обеспечивается правильное оформление и хранение документов для минимизации рисков их утраты и последующих претензий со стороны налоговых органов.

6. Оптимизация налоговой нагрузки

В рамках налогового аудита аудиторы могут выявить возможности для законной оптимизации налоговой нагрузки. Это включает анализ налоговых льгот, возможностей для минимизации налоговых обязательств и рационализации учетной политики. Это помогает снизить налоговые обязательства компании и уменьшить финансовую нагрузку.

Налоговый аудит перед выездной налоговой проверкой ФНС является важным инструментом для подготовки компании к проверке. Он помогает выявить и устранить ошибки, систематизировать документы, оценить налоговые риски, подготовить сотрудников к взаимодействию с инспекторами и оптимизировать налоговую нагрузку. Проведение налогового аудита обеспечивает уверенность в правильности ведения учета и готовности компании к проверке, что значительно повышает шансы на успешное прохождение налогового контроля.

Если вам необходимы услуги обязательного, инициативного или внутреннего аудита, то обращайтесь в нашу аудиторскую компанию. Работаем с 1998 года, состоим в СРО «Содружество», а в штате работают специалисты с опытом от 20 лет. Обратиться можно по телефону: +7 (495) 070 35 14 или оставить заявку на сайте аудиторской компании.