Внутренний аудит на производстве: инвентаризация и контроль ТМЦ

На производственном предприятии значительная часть активов постоянно находится в движении. Сырье поступает на склад, передается в цех, превращается в полуфабрикаты и готовую продукцию. Запасные части выдаются для ремонта оборудования, часть материалов возвращается из производства, образуются отходы, брак, остатки на рабочих местах. Чем крупнее завод и сложнее его технологический процесс, тем труднее руководству получить уверенность в том, что учетные данные соответствуют фактическому наличию ценностей.

Поэтому внутренний аудит на производстве часто начинается именно со складов, цеховых кладовых и участков хранения товарно-материальных ценностей. Здесь достаточно быстро проявляются слабые места системы внутреннего контроля: несвоевременное оформление документов, свободный доступ к материалам, отсутствие понятной ответственности за отдельные зоны хранения, расхождения между складской программой и бухгалтерским учетом.

Уважаемые читатели, сама по себе ежегодная инвентаризация эту задачу полностью не решает. Если ошибки накапливаются в течение всего года, один пересчет запасов перед составлением отчетности покажет результат, но далеко не всегда объяснит его причину. Внутренний аудит позволяет проследить движение ТМЦ от момента приемки до списания в производство или реализации и понять, на каком участке возникает риск потери имущества либо искажения учетных данных.

Внутренний контроль на производстве предусмотрен законом

Основная норма содержится в статье 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Для организаций, бухгалтерская отчетность которых подлежит обязательному аудиту, закон дополнительно устанавливает обязанность организовать внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, кроме предусмотренного законом случая, когда руководитель ведет учет самостоятельно.

Здесь важно правильно понимать терминологию. Закон № 402-ФЗ говорит именно о внутреннем контроле. Он не требует от каждого завода создавать самостоятельную службу внутреннего аудита с отдельным штатом сотрудников.

Конкретная организационная модель зависит от размера предприятия, структуры управления и характера рисков. На одном заводе функции проверки могут выполняться службой внутреннего аудита. На другом для отдельных задач привлекаются независимые специалисты. Часть контрольных процедур может быть встроена непосредственно в работу бухгалтерии, склада, службы безопасности и производственных подразделений.

В нашей практике выполнение функций внутреннего аудита начинается с изучения самого бизнеса и действующих в нем процессов. Для производства это особенно важно: невозможно оценить сохранность ТМЦ, не понимая, каким образом материалы проходят через склад, цеха и отдельные стадии технологического процесса.

Минфин России в Информации № ПЗ-11/2013 также указывал, что законодательство о бухгалтерском учете не устанавливает единственной обязательной формы организации такого контроля.

Для руководства здесь важен результат: система должна позволять своевременно выявлять ошибки, обеспечивать сохранность активов и формировать достоверные учетные данные.

Что относится к ТМЦ на производственном предприятии

Термин «товарно-материальные ценности» широко используется в хозяйственной практике, внутренних документах и программных продуктах. В действующих стандартах бухгалтерского учета чаще используется понятие запасов.

Порядок их бухгалтерского учета регулирует ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденный приказом Минфина России от 15 ноября 2019 года № 180н.

Для внутреннего аудитора название группы имеет меньшее значение, чем понимание фактического движения активов. На производстве под проверку обычно попадает гораздо больше объектов, чем сырье на центральном складе.

В зависимости от деятельности предприятия внутренний аудит охватывает:

• основное сырье, комплектующие, покупные полуфабрикаты, вспомогательные материалы, тару и упаковку;
• запасные части, инструменты, хозяйственные материалы, спецодежду и другие ценности, используемые в производственной деятельности;
• материалы, переданные в цеха и кладовые подразделений, полуфабрикаты собственного изготовления, готовую продукцию, возвратные материалы, отходы и ценности, находящиеся на ответственном хранении.

Состав объектов определяется устройством конкретного предприятия. На металлургическом заводе существенными могут быть металл, лом и технологические материалы. На машиностроительном предприятии большое значение имеют комплектующие, дорогостоящие узлы и запасные части. Для пищевого производства добавляется повышенное внимание к срокам годности, условиям хранения и партиям сырья.

Внутренний аудит на производстве должен учитывать эти отраслевые различия. Проверять десятки тысяч номенклатурных позиций одинаковым способом обычно малоэффективно.

Инвентаризация после введения ФСБУ 28/2023

С 1 апреля 2025 года применяется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденный приказом Минфина России от 13 января 2023 года № 4н. Поэтому в 2026 году порядок проведения инвентаризации необходимо выстраивать уже с учетом этого стандарта.

Общая обязанность проводить инвентаризацию закреплена в статье 11 Закона № 402-ФЗ. При инвентаризации фактическое наличие объектов сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

ФСБУ 28/2023 подробно определяет требования к этой процедуре.

Фактическое наличие материальных объектов устанавливается посредством подсчета, взвешивания, обмера и осмотра. Если применение обычного способа невозможно или требует несоразмерных затрат, стандарт допускает альтернативные способы, способные обеспечить цель инвентаризации. В числе возможных средств прямо упомянуты фото- и видеофиксация.

Для завода это существенное изменение практического характера. Например, подсчет отдельных видов навалочных материалов физически поштучно невозможен. ФСБУ 28/2023 допускает определять их вес или объем на основании обмеров и технических расчетов.

Но сама возможность использовать расчеты не означает, что бухгалтер может переписать в инвентаризационную ведомость остаток из учетной программы. Должна существовать реальная процедура определения фактического количества.

Уважаемые читатели, именно этот момент мы советуем проверять особенно внимательно. На предприятии иногда годами проводится «инвентаризация», при которой склад формирует ведомость из системы, материально ответственное лицо визуально просматривает позиции, после чего документы подписываются. Формально бумаги существуют. Реального подтверждения остатков такая процедура дает мало.

В практике «Радар-Консалтинг» есть и отдельный кейс проведения годовой инвентаризации ТМЦ, когда аудиторы непосредственно выезжали на предприятие и участвовали в проверке ценностей, находящихся на складах. Для производственных компаний такой формат позволяет сопоставить учетную информацию с тем, что фактически находится в местах хранения.

Что внутренний аудитор проверяет до начала пересчета

Хорошая инвентаризация начинается раньше, чем комиссия приходит на склад.

До физического пересчета внутренний аудитор изучает движение материальных ценностей и организацию хранения. Иначе во время проверки можно обнаружить расхождение, но не понять, как оно возникло.

Сначала имеет смысл определить зоны повышенного риска. К ним могут относиться дорогостоящие материалы, ликвидные комплектующие небольшого размера, позиции с постоянными пересортицами, материалы с большими оборотами, склады с частой сменой персонала, участки с ручным учетом.

Далее проверяется документооборот.

Складской остаток формируется из большого количества операций. Материал принимается от поставщика, перемещается между складами, выдается производству, возвращается, списывается, передается другому подразделению. Если часть документов проводится через несколько дней после фактического движения, на любую конкретную дату учет уже может расходиться с реальностью.

Особенно заметна проблема при закрытии месяца. Материал фактически ушел в цех 30 числа, а требование или иной документ оформлен 2 числа следующего месяца. В бухгалтерской системе на отчетную дату материал продолжает числиться на складе.

Через несколько месяцев такие временные расхождения начинают смешиваться с настоящими недостачами и ошибками.

Как должна проходить обязательная инвентаризация

Для обязательной инвентаризации ФСБУ 28/2023 предусматривает создание инвентаризационной комиссии. Если объем работ значительный, руководитель вправе сформировать несколько комиссий и определить порядок их взаимодействия.

Для производственного предприятия с несколькими складами это разумный вариант. Одна комиссия физически может не успеть качественно проверить огромный заводской комплекс за короткий срок.

Есть и важное ограничение: материально ответственное лицо нельзя включать в состав комиссии, которая проверяет находящиеся под его ответственностью объекты.

Кроме того, при обязательной инвентаризации отсутствие одной пятой и более членов комиссии является основанием для признания результатов недействительными.

ФСБУ 28/2023 требует проводить инвентаризацию запасов по их местонахождению и по каждому материально ответственному лицу. Фактическое наличие таких активов определяется в присутствии материально ответственного лица. Использовать вместо фактической проверки его устные сведения или данные бухгалтерских регистров нельзя.

Перед началом проверки комиссия получает последние документы по движению имущества. Материально ответственные лица подтверждают, что документы переданы бухгалтерии или комиссии, поступившие активы оприходованы, а выбывшие отражены в расходе.

Если инвентаризация продолжается несколько дней, доступ к проверяемым местам хранения в отсутствие комиссии должен быть ограничен. Стандарт прямо упоминает среди возможных мер опечатывание помещений, сигнализацию и видеонаблюдение.

На практике это требование имеет понятную причину. Если после пересчета половины склада работники продолжают свободно перемещать материалы между уже проверенной и еще не проверенной зонами, итоговый результат теряет достоверность.

Внутренний аудит не стоит проводить один раз в год

Обязательная годовая инвентаризация выполняет свою задачу, однако для крупного производства одного мероприятия в конце года часто недостаточно.

Система внутреннего контроля может предусматривать выборочные пересчеты в течение года. Например, каждый месяц проверяются определенные складские зоны или группы материалов. Для дорогостоящих и ликвидных ценностей периодичность может быть выше.

Такой подход позволяет быстрее обнаруживать проблему.

Предположим, в декабре выявлена недостача дорогостоящих комплектующих, которые находились на складе весь год. Последняя полноценная проверка проводилась предыдущей зимой. За двенадцать месяцев через склад прошли несколько сотрудников, тысячи документов и десятки производственных заказов.

Установить причину недостачи значительно сложнее.

Если эта группа материалов пересчитывалась три месяца назад и остаток тогда совпадал, период возникновения расхождения уже гораздо уже.

Кроме того, внезапные выборочные проверки дисциплинируют складской и производственный учет. Работники понимают, что наличие материальных ценностей может быть сопоставлено с системой в течение года.

Движение материалов между складом и производством

Один из самых сложных участков внутреннего контроля находится между центральным складом и цехом.

Для бухгалтерии материал после проведения документа может считаться переданным подразделению. Физически он в этот момент способен находиться у кладовщика, на площадке рядом со складом, в цеховой кладовой, возле станка или непосредственно в обработке.

Если ответственность между этими участками не определена, при возникновении расхождений начинается поиск того, кто последним видел ценности.

Внутренний аудит на производстве проверяет саму процедуру передачи.

Нужно понимать, кто имеет право получать материалы, каким документом оформляется выдача, фиксируется ли конкретный получатель, как организованы возвраты, что происходит с неиспользованными остатками после закрытия заказа.

Особого внимания требуют цеховые кладовые. Они иногда оказываются своеобразной «серой зоной»: для центрального склада материал уже выдан, а производственный учет еще не показывает его использование. При этом физический доступ к ценностям имеет большой круг работников.

Такие места часто создают расхождения между бухгалтерским остатком и фактическим наличием.

Именно производственные запасы, незавершенное производство и правильность формирования себестоимости становятся существенными участками и при обязательном аудите производственного предприятия. Поэтому недостатки складского контроля способны впоследствии повлиять уже на достоверность годовой бухгалтерской отчетности.

Номенклатура и единицы измерения

Еще одна распространенная причина проблем — справочник номенклатуры.

На заводе одна и та же деталь может годами существовать в системе под несколькими карточками. Меняется поставщик, техническое описание или ответственное подразделение, и вместо использования существующей позиции создается новая.

В результате физически на складе лежит один материал, а учет показывает несколько разных номенклатурных позиций.

Похожие ошибки возникают с единицами измерения. Поставщик отгружает материал упаковками, склад принимает коробками, производство использует штуки, а бухгалтерская система требует коэффициент пересчета. Ошибка в коэффициенте способна создавать стабильное расхождение при каждом движении.

Внутренний аудит проверяет такие случаи по выборке. Особый интерес представляют позиции с отрицательными остатками, частыми корректировками, необычно большими остатками или постоянной пересортицей.

Какие нарушения чаще выявляются при проверке ТМЦ

Каждое производство устроено по-своему, однако ряд проблем встречается регулярно.

При внутреннем аудите мы обращаем внимание на следующие ситуации:

• материалы физически находятся в одном подразделении, а по учету числятся за другим; документы по приходу, перемещению или списанию проводятся с опозданием;
• одинаковые ценности заведены в системе под разными номенклатурными номерами, используются неправильные единицы измерения или коэффициенты пересчета;
• на складах имеются поврежденные, устаревшие и давно не используемые материалы, но их состояние в учете никак не отражено;
• возвраты из производства оформляются нерегулярно, остатки материалов на рабочих местах не контролируются, доступ к отдельным зонам хранения имеют сотрудники, которые не отвечают за сохранность ценностей;
• недостачи и излишки регулярно закрываются ручными корректировками без анализа причин, а пересортица используется как привычный способ устранения расхождений.

Последний пункт требует отдельного внимания.

ФСБУ 28/2023 допускает зачет излишков и недостач запасов в результате пересортицы только в исключительных случаях. Они должны относиться к одному периоду, одному материально ответственному лицу, активам одного наименования и тождественным количествам.

Поэтому нельзя автоматически закрывать недостачу одного материала излишком другого только потому, что их стоимость примерно совпадает.

Что делать с излишками и недостачами

Инвентаризация заканчивается после того, как ее результаты отражены в учете и руководство понимает происхождение выявленных расхождений.

ФСБУ 28/2023 требует квалифицировать результаты инвентаризации. Необходимо определить, какие активы являются излишками, какие утрачены или повреждены, имеется ли пересортица, можно ли использовать поврежденные запасы, есть ли основания взыскивать недостачу.

Результаты утверждаются руководителем по представлению лица или лиц, проводивших инвентаризацию.

Излишки принимаются к учету в предусмотренной стандартом оценке. Недостача отражается исходя из балансовой стоимости активов. Если имеются основания для возмещения ущерба, вопрос отражения суммы, относимой на виновное или иное обязанное лицо, решается с учетом этих оснований.

При этом факт недостачи еще не означает, что соответствующую сумму можно автоматически удержать из заработной платы кладовщика.

Материальная ответственность работников регулируется главой 39 Трудового кодекса РФ. Статья 238 ТК РФ предусматривает обязанность работника возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб, однако порядок и предел ответственности определяются трудовым законодательством.

Полная материальная ответственность возможна только в предусмотренных законом случаях.

С 1 сентября 2025 года действуют новые перечни должностей и работ, с которыми допускается заключение договоров о полной индивидуальной либо коллективной материальной ответственности. Они утверждены приказом Минтруда России от 16 апреля 2025 года № 251н. Этим же приказом утверждены типовые формы соответствующих договоров.

Поэтому при внутреннем аудите склада имеет смысл проверить и кадровую часть. Иногда предприятие много лет использует старые формы договоров или заключает договор о полной материальной ответственности с работником, должность или выполняемые работы которого не позволяют применять такой механизм.

Если возникает реальная недостача, юридические недостатки в оформлении ответственности существенно осложняют дальнейшее взыскание ущерба.

Устаревшие и медленно оборачиваемые запасы

На производстве контроль ТМЦ связан и с качеством самих запасов.

В учете может находиться материал, который физически существует, поэтому обычная инвентаризация подтверждает его наличие. При этом использовать его предприятие уже не планирует.

Причины бывают разными. Снят с производства конкретный вид изделия, поменялась технология, оборудование заменено, закуплена слишком большая партия комплектующих, материал испорчен либо морально устарел.

Для руководства такой запас означает замороженные средства.

Внутренний аудитор анализирует возраст остатков и движение номенклатуры. Если позиция несколько лет не выдавалась в производство, важно выяснить, для чего она продолжает храниться.

ФСБУ 5/2019 предусматривает правила оценки запасов после признания, в том числе необходимость учитывать их обесценение. Поэтому наличие материала на складе само по себе еще не подтверждает корректность его балансовой оценки.

Эта проблема особенно заметна у предприятий с большим количеством запасных частей. После модернизации оборудования часть дорогостоящих деталей может годами оставаться на складе, хотя использовать их уже негде.

Доступ к складу и разделение полномочий

Система внутреннего контроля должна учитывать, кто может совершать операции с материалами.

На небольших предприятиях один сотрудник иногда принимает товар, отражает поступление в системе, хранит ценности, оформляет выдачу и участвует в проверке остатков. В такой модели практически весь цикл находится в руках одного человека.

Для крупного завода разумнее разделять полномочия.

Например, физический прием товара выполняет склад, документы от поставщика проверяет другая служба, а бухгалтерия отражает операцию в учете. Выдача дорогостоящих комплектующих может требовать подтверждения ответственного руководителя.

В ERP-системе права доступа также должны соответствовать должностным обязанностям. Кладовщику редко требуется возможность самостоятельно менять справочник номенклатуры или проводить бухгалтерские корректировки прошлых периодов.

Во время внутреннего аудита мы сопоставляем формальные полномочия с фактическими правами пользователей.

Иногда должностная инструкция составлена правильно, однако сотрудник в программе имеет гораздо больше возможностей. Часто это происходит после перевода работников между подразделениями: старые права остаются, новые добавляются.

Внутренний аудит должен искать причину расхождения

Представим ситуацию: во время пересчета на складе обнаружена недостача подшипников на 700 тысяч рублей.

Самая простая реакция — оформить недостачу и определить ответственное лицо.

Для внутреннего аудита этого недостаточно.

Нужно проверить историю движения конкретной номенклатуры. Возможно, часть подшипников была выдана ремонтной службе без своевременного оформления. Возможно, одинаковые изделия существуют в системе под двумя артикулами. Не исключена ошибка при приемке партии от поставщика или неверный коэффициент упаковки. В худшем случае действительно имело место хищение.

Каждая причина требует своего решения.

Если проблема в документообороте, необходимо изменить процедуру оформления. Если в правах доступа — ограничить их. Если справочник номенклатуры содержит дубли, потребуется его очистка и дальнейший контроль создания карточек.

Когда предприятие просто списывает очередную недостачу, причина остается. На следующей инвентаризации расхождение возникает снова.

Выборочные проверки полезнее тотального контроля каждой операции

Построить систему, в которой каждое движение материала дополнительно проверяется несколькими сотрудниками, технически возможно. Для большинства предприятий это приведет к чрезмерной бюрократии и замедлит производство.

Поэтому внутренний контроль разумно строить с учетом риска.

Материал стоимостью несколько рублей и дорогостоящий электронный модуль требуют разного уровня контроля. То же относится к запасам с высокой и низкой ликвидностью.

Внутренний аудитор может анализировать обороты и выбирать для физической проверки позиции с необычными показателями: большой стоимостью, резкими изменениями остатков, частыми возвратами, ручными корректировками.

Современная учетная система дает для этого достаточно данных.

Так внутренний аудит постепенно превращается из периодического пересчета имущества в постоянный механизм контроля за отклонениями.

Что руководство получает после внутреннего аудита

Итог внутреннего аудита на производстве желательно оформлять так, чтобы выводами могли пользоваться руководители разных подразделений.

Финансовому директору важны стоимость выявленных расхождений и влияние на отчетность. Начальнику производства нужно понимать, где нарушается движение материалов. Руководителю склада полезна информация о слабых местах хранения и документооборота. IT-службе могут потребоваться изменения прав доступа или настроек ERP.

Поэтому отчет по итогам аудита обычно содержит описание нарушения, его возможные последствия, причину и рекомендацию по исправлению.

При этом не каждое отклонение требует масштабной перестройки системы.

Если комиссия один раз обнаружила арифметическую ошибку в документе, достаточно исправить ее и проверить связанные операции. Если же одинаковые расхождения возникают каждый месяц на нескольких складах, это уже системная проблема.

Уважаемые читатели, хорошая система контроля ТМЦ заметна по довольно простому признаку: сотрудники могут объяснить, где находится материал, кто отвечает за него на конкретном этапе и каким документом подтверждается его движение.

Когда ответы на эти вопросы приходится искать несколько дней между бухгалтерией, складом и производственным отделом, внутренний аудит почти наверняка найдет участки, которые стоит привести в порядок.

Когда внутренний аудит на производстве особенно полезен

Проводить такую проверку разумно после существенных организационных изменений. Например, при запуске нового склада, переходе на другую учетную систему, расширении производства или смене руководителей складских подразделений.

Отдельный повод возникает при регулярных крупных инвентаризационных расхождениях. Если из года в год предприятие выявляет существенные недостачи и излишки, проблему трудно объяснять отдельными ошибками сотрудников.

Внутренний аудит полезен и перед обязательной годовой инвентаризацией. Предварительная проверка позволяет заранее обнаружить старые неоформленные перемещения, зависшие остатки, проблемы справочника и другие учетные ошибки.

Для предприятий с дорогостоящим сырьем или комплектующими контроль ТМЦ имеет самостоятельное экономическое значение. Даже небольшое сокращение потерь способно компенсировать затраты на проведение проверки.

Если собственной службы для регулярных проверок у предприятия нет либо руководству требуется независимая оценка действующей системы, можно использовать аутсорсинг функций внутреннего аудита. Такой формат особенно актуален, когда нужно проверить отдельный производственный процесс или получить взгляд специалистов, которые не участвуют в повседневной работе подразделений.

Главная задача внутреннего аудита на производстве состоит в том, чтобы связать физическое движение имущества с учетной системой. Склад, бухгалтерия и производство должны описывать одну и ту же хозяйственную операцию одинаково.

Если материал фактически находится в цехе, учет должен показывать его там же. Если запас утрачен, поврежден или больше не используется, эта информация должна своевременно попасть в учет. Если ценности передаются от одного работника другому, должно быть понятно, когда произошла передача ответственности.

Тогда инвентаризация перестает быть ежегодным поиском неизвестных расхождений и становится нормальной частью работающей системы внутреннего контроля.