Бухгалтерский аутсорсинг: почему это выгодно, и как перевести бухгалтерию на аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг – эффективный инструмент для снижения расходов малого предприятия. Однако, полная или частичная замена штатных сотрудников компании сторонней специализированной организацией имеет ряд существенных недостатков.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг и каких типов он бывает?

Бизнес, основанный на делегировании полномочий сторонним юридическим и финансовым организациям, стал развиваться в Великобритании и США с начала восьмидесятых годов прошлого века. В России первые аутсорсинговые компании появились в начале 2000 годов.

В переводе с английского, аутсорсинг – использование внешних источников. Это определение в полной мере раскрывает сущность понятия. Компания привлекает сторонние организации, специализирующиеся на юридическом, финансовом, бухгалтерском бизнесе.

Бухгалтерский аутсорсинг – частичная или полная замена штатных сотрудников компании на работников специализированной организации на договорной основе. С руководителя снимаются задачи по поиску бухгалтерских кадров, обеспечению сотрудников помещением, вычислительной техникой, программным обеспечением.

Полный аутсорсинг бухгалтерского учета подразумевает ведение сторонними специалистами всех объектов бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Начиная от выписки первичных документов, заканчивая составлением отчетов и налоговых деклараций.

Основной смысл подписания договора на полный аутсорсинг бухгалтерских услуг – концентрация всех сил и средств компании на основном виде деятельности. Все сопутствующие главному бизнесу процессы доверяются сторонней организации.

Для успешного ведения основного бизнеса не обязательно развивать службы компании по поиску бухгалтерского персонала, его обучению, мотивации, управлению, контролю. Достаточно передать полномочия сторонним специалистам. Высвободившиеся финансовые и людские ресурсы можно будет направить на решение основных производственных задач.

Доверяя аутсорсинг бухгалтерского сопровождения сторонней организации, компания в своей структуре получает дополнительное подразделение. Однако, оно юридически не зависимо и связано только договорными отношениями.

Впервые в РФ бухгалтерский аутсорсинг стали использовать иностранные компании и совместные предприятия. Руководство этих организаций не знало тонкостей российских правил учета и налогообложения. Это было основной причиной доверить бухгалтерию специализированной организации.

Со временем все больше российских бизнесменов стали доверять ведение бухгалтерии аутсорсинговым компаниям. В основном, это мелкие и средние предприятия, но есть много примеров, когда на крупных заводах или промышленных комплексах учетом занимаются сторонние специализированные организации.

В соответствии с законом 402 ФЗ, руководитель предприятия имеет право возложить обязанность по ведению бухгалтерского учета на специализированную организацию, заключив договор. Это предусмотрено статьей 7 этого нормативного документа.

Переходите на аутсорсинг и сократите расходы на бухгалтерию

Бухгалтерский аутсорсинг условно можно разделить на два типа – полный и частичный.

Полный аутсорсинг бухгалтерии.

Это бухгалтерское сопровождение называют «под ключ». Руководство компании все учетные процессы доверяет сторонней специализированной организации. Ее специалисты работают с первичными документами, составляют учетные регистры, делают отчеты и заполняют налоговые декларации.

Руководитель делегирует все вопросы по общению с контролирующими органами и контрагентами сторонней специализированной организации.

Частичный аутсорсинг бухгалтерии.

При этом виде аутсорсинга в штате предприятия остаются сотрудники бухгалтерии. Они отвечают за работу с банком, кассой организации, выпиской и составлением первичных документов.

Учетные регистры ведут специалисты аутсорсинговой компании. Они составляют бухгалтерскую отчетность организации. Осуществляется подключение к единой учетной программе. Первичные документы передаются в виде копий по каналам связи.

Экономия при бухгалтерском аутсорсинге

Сокращение затрат – не самое главное достоинство ведения бухгалтерского учета на аутсорсинге. Однако, в некоторых случаях, получается значительная экономия.

Аренда помещений

Бухгалтерский аутсорсинг позволяет экономить на аренде. Штатные сотрудники занимают несколько комнат, за которые компании приходится ежемесячно платить. Если организация является собственником здания, высвобожденные помещения можно использовать с большей выгодой.

Организация рабочих мест

Штатным сотрудникам для плодотворной работы необходимо организовать рабочие места. Понадобятся офисные столы, стулья, шкафы для документации, прочая мебель.

В соответствии с ТК необходимо проводить аттестацию рабочих мест, чтобы они соответствовали санитарным нормам. Эти мероприятия проводит специализированная организация, ее услуги нужно оплачивать.

Оснащение электронной техникой

Штатные сотрудники бухгалтерии оснащаются передовой электронной техникой. Современные программное обеспечение и обширные базы данных требует мощности. ПЭВМ, сервера, принтеры – все это нужно покупать и оснащать лицензионным ПО.

Программное обеспечение необходимо обслуживать. В штате некоторых компаний есть специалисты, чьи обязанности – следить за исправностью техники финансового отдела. Для передачи данных в ИФНС и внебюджетные фонды необходимо заключить договор с компанией-оператором.

Бухгалтерский аутсорсинг позволит экономить на этих расходах. У специализированной организации есть своя электронная техника с надежным программным обеспечением. Руководителю не придется беспокоиться за своевременную сдачу отчетов и деклараций.

Подбор и подготовка кадров

Руководитель, заключив договор бухгалтерского аутсорсинга, экономит на поиске и подготовке штатных специалистов. Для этой цели часто используют кадровые агентства, чьи услуги приходится оплачивать.

В специализированной организации работают квалифицированные сотрудники, доказавшие свой профессионализм при поступлении.

Бухгалтерский аутсорсинг позволяет также экономить на курсах повышении квалификации, оплате семинаров и обучения, покупке специальной литературы.

Заработная плата и социальные выплаты

В большинстве случаев, для штатных работников бухгалтерии предусмотрена окладная оплата труда. Эта система не всегда зависит от качества выполнения обязанностей. Однако, перечислять деньги сотрудникам нужно минимум два раза в месяц.

Кроме заработной платы сотрудникам необходимо оплачивать отпуска, больничные листы, прочие социальные выплаты, предусмотренные Трудовым кодексом. Проводить регулярные профилактические медицинские осмотры. При ведении бухгалтерского аутсорсинга на этих затратах можно сэкономить.

Кроме заработной платы и социальных выплат, работодатель обязан делать отчисления во внебюджетные фонды. Общие платежи превышают 30% от суммы фонда оплаты труда. Бухгалтерский аутсорсинг, в соответствии с Гражданским кодексом, является договором возмездного оказания услуг.

Руководитель компании-заказчика будет экономить на отчислениях с фонда заработной платы.

Вычет по НДС

Некоторые фирмы, предлагающие бухгалтерский аутсорсинг, находятся на общем режиме налогообложения. Если компания-заказчик является плательщиком налога на добавленную стоимость, ей будут выставляться счета-фактуры с НДС. 20% налог можно брать к зачету. Это сократит сумму налога к уплате в бюджет.

Применять общую систему для фирмы, оказывающей услуги по аутсорсингу бухгалтерского сопровождения экономически выгодно только тогда, когда ее клиенты – плательщики НДС. Однако, таких заказчиков мало, большинство малых предприятий применяют упрощенную систему налогообложения учета и отчетности.

На практике применяется следующая схема. Открывается две независимые фирмы по бухгалтерскому аутсорсингу. Одна на общей системе налогообложения обслуживает клиентов, которым нужен НДС в услугах. Вторая компания, находящаяся на УСН, оказывает услуги малым предприятия, которые также на этой системе.

Экономия на штрафных санкциях

Со штатных сотрудников трудно взыскать штрафные санкции от фискальных органов и контрагентов. Во многих случая Трудовой кодекс на стороне работника. За совершенные ошибки, нарушения правил налогообложения, приходится платить компании-работодателю.

При заключении договора на бухгалтерский аутсорсинг, одним из его пунктов будет ответственность за причинение ущерба.

Если вина компании-исполнителя признается, убытки от штрафных санкций фискальных органов и контрагентов будут возмещены.

Прочие расходы

Компания, заключившая договор на бухгалтерский аутсорсинг, экономит на прочих расходах, связанных со штатными сотрудниками:

• канцелярские расходы;
• связь;
• почтовые расходы;
• курьерская служба.

Все это будет оплачивать компания, оказывающая услуги аутсорсинга.

Точно подсчитать общую экономию трудно. В каждом конкретном случае могут появляться дополнительные статьи экономии.

Однако, по независимым расчетам, бухгалтерский аутсорсинг в Москве для небольшой фирмы может сэкономить свыше 30% от расходов на штатных сотрудников.

Бухгалтерский аутсорсинг и его плюсы

Одним из основных плюсов бухгалтерского аутсорсинга считается экономия на содержании штатных сотрудников. С этим трудно не согласиться. Простой пример позволит легко это доказать.

Снижение затрат на штатную бухгалтерию

В бухгалтерии малого предприятия работают три человека – главный бухгалтер, расчетчик, кассир. Месячный фонд оплаты труда составляет:

• гл. бухгалтер – 50 000 рублей;
• бухгалтер-расчетчик – 30 000;
• кассир – 20

ИТОГО: 100 000 рублей.

Отчисления от фонда оплаты труда:

1. Пенсионный фонд – 22 000 (100 000 * 22%).
2. Фонд обязательного медицинского страхования – 5 100 (100 000 * 5,1%).
3. Фонд социального страхования – 2 900 (100 000 * 2,9%).
4. Взносы от несчастных случаев на производстве – 200 (100 000 * 0,02%)

ИТОГО: 30 200 рублей.

Компания арендует помещение для бухгалтерии 20 м*2 стоимостью 8 000 рублей в месяц.

Обслуживание оргтехники, приобретение программного обеспечения, расходные материалы, канцтовары, почтовые расходы – 5 000 рублей.

Консультации, специальная литература, курсы повышения квалификации – 3000 рублей.

В месяц расходы составляют 146 200 рублей.

Если компания применяет ОСНО и ежемесячно выполняет более 3000 финансовых операций, бухгалтерский аутсорсинг будет стоить не более чем 115 000 рублей. Экономия составит 31 200 рублей.

В примере приведены средние показатели в регионах. Заработная плата, прочие расходы, стоимость бухгалтерского аутсорсинга в Москве могут быть выше.

Качество предоставляемых услуг

В компаниях, предоставляющих услуги бухгалтерского сопровождения, работают специалисты с большим опытом работы. При приеме на работу они проходят обязательное тестирование на соответствие профессиональным качествам. Одно из требований руководства аутсорсинговых фирм – постоянное повышение квалификации.

В фирмах по бухгалтерскому сопровождению отработаны методы учета на предприятиях различных сфер бизнеса. Изучены различные системы налогообложения. Специалисты часто коллегиально решают сложные финансовые вопросы, возникающие при выполнении обязанностей по договору.

Фирма, специализирующаяся на аутсорсинге, имеет в штате сотрудников не только в области бухгалтерского учета, но и юристов, аудиторов, финансистов, оценщиков, специалистов по трудовому праву, налогообложению.

Специалисты компании постоянно изучают изменения в законодательстве, арбитражную практику, пользуются пакетами правовых программ.

Аутсорсинговые фирмы имеют службу внутреннего контроля, которая постоянно проводит мероприятия по повышению качества обслуживания клиентов.

Все эти факторы повышают качество предоставляемых услуг.

Ответственность бухгалтеров на аутсорсинге

Бухгалтерский аутсорсинг – в соответствии с Гражданским кодексом относится к договорам возмездного оказания услуг. В этом документе заказчик и исполнитель указывают свои права и обязанности. Фирма-аутсорсер гарантирует клиенту возмещение убытков.

В договоре четко прописываются ситуации, когда компании-заказчику может быть нанесен вред или материальный ущерб. Типичные случаи:

• ошибки в учете;
• занижение налоговой базы в декларации;
• несвоевременное перечисление денежных средств в бюджет или контрагенту;
• начисление штрафных санкций от фискальных органов;
• утеря или порча документов.

Все причины, которые могут вызвать получение ущерба или финансовый убыток описываются в договоре или в приложениях к нему.

Компания, ведущая бухгалтерский учет, берет на себя ответственность по утвержденным ситуациям. Она гарантирует возмещение убытков. Аутсорсер заинтересован в том, чтобы не возникали конфликтные ситуации.

При наличии штатных сотрудников, взыскать с них ущерб проблематично. Трудовой кодекс во многих спорных ситуациях встает на сторону работника. За нарушение налогового законодательства ответственность несет руководитель и сама компания.

Защита от утечки информации

Фирма, оказывающие услуги по бухгалтерскому сопровождению и компания-заказчик – деловые партнеры. Их интересы по сохранению коммерческой тайны совпадают. Эта гарантия оформляется подписанием соглашением о неразглашении любых сведений, полученных в процессе исполнения услуг.

Штатные сотрудники – наемные работники. Трудовой кодекс не запрещает им работать по совместительству в нескольких организациях. В результате межличностных отношений утечка информации более вероятна.

Бухгалтерский аутсорсинг и его минусы

Наряду с бесспорными преимуществами, бухгалтерский аутсорсинг имеет ряд недостатков. Особо болезненным переход будет руководителям, которые никогда не пользовались услугами внешних специалистов на постоянной основе.

Удаленность специалистов

Основным минусом аутсорсинга бухгалтерских услуг считается удаленность сотрудников бухгалтерии. Доверив ведение учета сторонней фирме, компания получает отдельное подразделение, связанное только договорными отношениями.

Складывается ситуация, когда руководителю кажется, что он теряет контроль над учетными процессами. Раньше он мог вызвать для доклада работника из соседнего кабинета, получить отчет по телефону, в личной беседе за несколько минут узнать нужную информацию.

Несовершенное законодательство в области аутсорсинга

В российском законодательстве не решены все вопросы, связанные с аутсорсингом. В нормативных документах нет даже такого понятия. Налоговый кодекс не предусматривает наложение штрафных санкций на организацию, которая составляет налоговые декларации. Большие трудности в юридическом плане вызывают возмещения ущерба.

В налоговом законодательстве штраф присуждается руководителю или самой компании. Может возникнуть следующая ситуация. При не сданной во время налоговой декларации, директора оштрафуют минимум на 1 тысячу рублей. Он должен потребовать возмещения с фирмы, с которой заключен договор на аутсорсинг.

Однако, фирма может представить доказательства отсутствия своей вины – сбой по вине оператора, аварийное отключение интернета, другие актуальные причины. В этой ситуации возмещение можно будет получить, только подав иск в судебные органы.

Заключение договора на аутсорсинг

При заключении договора на полный аутсорсинг, необходимо привлекать специалистов, знакомых с учетной работой компании. Все нюансы необходимо заранее решить. За каждое неучтенное задание или обязанность компании-заказчику придется доплачивать.

Пример. Может возникнуть ситуация, когда в договоре не закреплен порядок передачи первичной документации. Руководителю самому придется привозить первичку или задействовать курьерскую службу, неся дополнительные расходы.

При наличии в штате бухгалтера, появившийся небольшой дополнительный объем работы можно нивелировать премиальным разовым поощрением.

Специфика организации, человеческий фактор

В некоторых случаях сторонним сотрудникам трудно понять специфику организации. Изучение бизнес-процессов может занять длительное время.

Пример. Штатный сотрудник может поименно знать сотрудников финансовой службы контрагентов. Неформальное общение в некоторых случаях помогает улучшить обслуживание клиента, ускорить оплату, получить скидку на товар или другую преференцию.

Это условный минус. Так как при длительном обслуживании на аутсорсинге, бухгалтер внешней компании ровно также сможет наладить связи.

Проблемы перехода на бухгалтерский аутсорсинг

Нет единых правил или стандартных ситуаций, когда можно дать однозначный ответ – компании нужен бухгалтерский аутсорсинг. В каждом конкретном случае этот выбор делает руководство компании. Однако, есть несколько причин, по которым можно понять, что фирме будет экономически выгодно сотрудничество со специализированной организацией:

• малое предприятие с предполагаемым штатом бухгалтерии до 5 человек;
• фирма молодая, идет ее развитие, она нуждается в дополнительных ресурсах, ищет дополнительные возможности экономии;
• руководитель, собственники, ведущие специалисты, едины во мнении, что в бухгалтерском аутсорсинге больше плюсов.

Ситуация, когда бухгалтерский аутсорсинг имеет минусы:

• у руководителя компании, ее собственников, ведущих специалистов нет единого взгляда на возможность привлечение сторонних специалистов;
• в компании сложился профессиональный коллектив работников бухгалтерии, любой сотрудник может заменить коллегу в его отсутствие;
• большую роль играет человеческий фактор, замена штатных работников приведет к ухудшению работы.

В некоторых случаях цены на бухгалтерский аутсорсинг значительно выше, чем оплата штатным сотрудникам.

Пример. Если отдать на обслуживание сторонней организации расчет заработной платы компании, где меньше 200 сотрудников, стоимость услуг будет выше, чем заработная плата бухгалтера-расчетчика.

Услуги бухгалтерского аутсорсинга

Профильная компания может взять полностью на бухгалтерское обслуживание клиента. Однако, часто бывает, что фирма предоставляет отдельные услуги по аутсорсингу.

Восстановление бухгалтерского учета

Возникают ситуации, когда из-за непрофессионализма штатных сотрудников, учетные данные не соответствуют реальному финансовому положению компании. С профильной организацией может быть заключен договор на восстановление бухгалтерского и налогового учета.

Ведение отдельных участков учета

Это самая распространенная ситуация, когда аутсорсинговой фирме передаются отдельные участки учета, требующие больших трудозатрат. Часто специализированной организации передается расчет заработной платы сотрудников и составление отчетов по оплате труда. Одновременно компания ведет кадровый учет сотрудников.

Ведение всех участков бухгалтерского учета

Эта ситуация у специализированных компаний называется ведение учета «под ключ». Фирме-исполнителю передаются все участки бухгалтерского и налогового учета. Сотрудники выполняют все обязанности, начиная от выписки первичных документов, заканчивая составлением отчетов.

Составление отчетности

В штате предприятия остаются сотрудники для составления первичных документов, оплаты платежных поручений, ведения кассы. Специализированной организации передается первичка для составления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций.

Ведение налогового учета

Налоговый кодекс предусматривает ведение отдельных регистров учета при расчете налога на прибыль. При составлении деклараций по НДС, необходимо вести книги покупок продаж. Эти процедуры компания может доверить специализированной фирме.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности

Специалисты аутсорсинговой фирмы могут вести анализ деятельности предприятия. Сравнивать плановые показатели с отчетными. Участвовать в разработке новых направлений бизнеса. Проверять налоговую нагрузку компании, сопоставлять с нормативными показателями, высказывать предложения по ее снижению.

Оптимизация налогов в соответствии с законом

НК РФ позволяет оптимизировать налогооблагаемую базу. Но в силу запутанности законов и иных нормативно-правовых актов, грамотно снизить налоги поможет только опытный бухгалтер.

Вы можете получить подробное коммерческое предложение по услугам нашей компании:

При оказании услуг бухгалтерского аутсорсинга могут решаться иные задачи по индивидуальному техническому заданию Заказчика. Все задачи прописываются в договоре.

Отношение к бухгалтерскому аутсорсингу в России

Бухгалтерский аутсорсинг в России развит слабо. Не больше 20% компаний доверяют полностью или частично ведение учета сторонним организациям.

В США до 90% фирм находятся на сопровождении крупных аутсорсинговых компаний.

Можно выделить несколько препятствий, мешающих развитию бухгалтерского аутсорсинга.

Неправильное понимание процесса и недоверие

Многие граждане России понимают аутсорсинг как некую структуру, занимающуюся демпингом и отбирающую рабочие места у специалистов. Примерно также относятся к передаче бухгалтерии сторонней организации некоторые руководители и собственники компаний.

Недоверие к бухгалтерскому аутсорсингу и другому виду сопровождения — заслуга недобросовестных аутсорсеров. Когда только зародилось такое понятие, как аутсорсинг, на рынок вышло много компаний с подобными предложениями.

Всеми правдами и неправдами совершались продажи. Компании набирали некачественный персонал и много клиентов на обслуживание. Неудивительно, что этот пузырь лопнул. В итоге, предприниматели получили негативный опыт работы с подобными аутсорсинговыми компаниями.

Тем, кто занимается аутсорсингом сейчас, придется немало потрудиться, чтобы вернуть доверие клиентов. Поэтому, в ООО «Радар-Консалтинг» мы проходим внешний контроль качества СРО «Содружество», членом которого мы являемся.

Также, мы даем безусловную гарантию финансовой ответственности наших бухгалтеров по договору. Если в результате действия или бездействия бухгалтера ваша компания понесла ущерб, то финансовая ответственность за его возмещение ложиться на нашу компанию.

Посмотрите, как мы проводим бухгалтерский аутсорсинг на примере реальных клиентов:

Вы можете получить коммерческое предложение с условиями сотрудничества и нашей ценовой политикой. Мы не занимаемся агрессивными продажами. Наши клиенты сами принимают решение.

Несовершенство законодательства

Бухгалтерский аутсорсинг не привязан к большинству законов, регулирующих учет и налогообложение. Много противоречий между нормативными актами.

Особенно часты нарекания на возмещение штрафных санкций. В НК просто не предусмотрено наложение взысканий на компанию, ведущую бухгалтерский или налоговый учет.

Поэтому следует тщательно проверять пункт «Ответственность сторон» перед заключением договора и оплатой услуг.

Часть предпринимателей вообще считают аутсорсинг незаконным. Однако, это 100% заблуждение. В законе №402-ФЗ, ст.7 прямо прописано о праве заключить договор и передать ведение бухгалтерии специализированной компании

Особые экономические условия

В России до сих пор многие предприятия используют различные «серые» схемы бизнеса. Доверять эту информацию сторонним структурам руководители компаний не готовы. Утечка информации грозит не только экономическими убытками, но и уголовным преследованием.

Российский менталитет руководителя

Многие руководители не доверяют сторонним организациям из-за привычки командовать всеми бизнес-процессами. Бухгалтерский учет считается основной службой, где нужно постоянно «держать руку на пульсе».

Это заблуждение уже «раскусили» предприниматели за рубежом. Действительно, аутсорсинг гораздо выгоднее и эффективнее штатного бухгалтера.

К тому же, у бухгалтеров на аутсорсинге в сотни раз больше опыта, в сравнении с штатным специалистом. В силу того, что бухгалтера обслуживают много фирм. Они сталкивались с различными ситуациями и обеспечивали их решение.

Контроль над аутсорсинговой бухгалтерской организацией

Какими бы ни были квалифицированными сотрудники в аутсорсинговой фирме, руководителю компании-заказчика не нужно полностью расслабляться. Необходимо разработать мероприятия по контролю над работой сторонней организации.

В приложениях к договору на аутсорсинг рекомендуется разработать формы предварительных отчетов. Руководитель должен знать ежемесячную оборот по расчетному счету, состояние активов и пассивов компании на дату промежуточного отчета.

При необходимости руководство фирмы может инициировать проверку компании по аутсорсингу другой независимой аудиторской организацией.

При сотрудничестве с ООО «Радар-Консалтинг» в этом нет необходимости. Мы сами являемся официальной аудиторской компанией и состоим в СРО «Содружество» ОРНЗ 12006004320:

Это означает, что мы проходим обязательные проверки качества услуг СРО. Если проверка не пройдена, то аудиторская компания лишается права оказывать услуги в соответствии с 307-ФЗ.

Подойдет ли вам бухгалтерский аутсорсинг?

ООО «Радар-Консалтинг» в офисе клиента

В бухгалтерском аутсорсинге есть плюсы и минусы. Несмотря на очевидную экономию, передача учета сторонней организации подойдет не каждой компании. Окончательное решение остается за руководителем и собственниками фирмы.

Узнайте, подойдет ли вам аутсорсинг бухгалтерии? Отправьте заявку, получите коммерческое предложение и бесплатную консультацию с Главным бухгалтером нашей аудиторско-бухгалтерской фирмы ООО «Радар-Консалтинг»:

Аудиторская компания Радар-С

ООО «Радар-Консалтинг» | Сайт компании

Оказываем услуги по проведению обязательного, инициативного и налогового аудита, проводим аудит по специальному заданию. Также, предоставляем дополнительные услуги по бухгалтерскому аутсорсингу и финансовому консалтингу

• Налоговый аудит застройщика на эскроу: учёт процентов по проектному финансированию
• Аудит договоров строительного подряда: ФСБУ 26/2020 и ПБУ 2/2008 на практике
• Аудит подрядчика перед тендером: зачем он нужен
• Налоговый аудит строительной компании: риски по НДС и налогу на прибыль