Аудит учёта запасов по ФСБУ 5/2019 в торговой компании

На складе торговой компании может находиться товар на сотни миллионов рублей, а бухгалтерская отчетность показывает эту сумму одной строкой. За ней скрываются тысячи номенклатурных позиций, партии с разной закупочной стоимостью, транспортные расходы, ретроскидки поставщиков, поврежденные товары, возвраты покупателей и остатки, которые месяцами не продаются. Поэтому аудит запасов ФСБУ 5/2019 в торговой компании требует разобраться в том, как стоимость товара формируется с момента закупки и что происходит с ней до продажи или списания.

Для оптовой и розничной торговли этот участок особенно значим. Товары часто составляют существенную долю оборотных активов, а ошибка в их оценке одновременно влияет на бухгалтерский баланс и финансовый результат. Если стоимость остатков завышена, активы и прибыль могут выглядеть лучше реального положения дел. Ошибка в другую сторону приводит к преждевременному признанию расходов.

При тематическом аудите нас интересует весь путь товара: по какой стоимости он принят к учету, какие дополнительные затраты включены в себестоимость, как отражены скидки поставщика, каким способом стоимость списывается при реализации и анализировалось ли обесценение на отчетную дату.

Такую проверку можно провести как самостоятельное задание. На практике услуги аудита по специальному заданию удобны именно тогда, когда собственнику или главному бухгалтеру требуется глубоко проверить один конкретный участок учета, не дожидаясь годового аудита всей отчетности.

Аудит запасов ФСБУ 5/2019: с чего начинается проверка

ФСБУ 5/2019 «Запасы» утвержден приказом Минфина России от 15 ноября 2019 года № 180н и применяется начиная с бухгалтерской отчетности за 2021 год. В 2026 году именно этот стандарт остается основным нормативным документом для бухгалтерского учета товаров коммерческой организации. Текст стандарта размещен на официальном сайте Минфина России.

Пункт 3 ФСБУ 5/2019 относит к запасам активы, которые потребляются или продаются в рамках обычного операционного цикла либо используются в течение периода не более 12 месяцев.

Для торговой компании сюда прежде всего входят товары, приобретенные для последующей продажи. Но аудит начинается раньше оценки конкретных остатков. Сначала нужно понять, как сама компания организовала учет.

Мы смотрим учетную политику, рабочий план счетов, товарный справочник, регистры по счету 41, порядок учета транспортных расходов и скидок, настройки ERP или складской системы.

Уважаемые читатели, здесь часто обнаруживается простая проблема: учетная политика написана несколько лет назад, а бизнес с тех пор заметно изменился. Компания открыла интернет-магазин, новый распределительный центр, стала импортировать товар или перешла на другую учетную систему. Внутренний документ продолжает описывать старый порядок.

Для тематической проверки полезно заранее подготовить:

• учетную политику и положения о бухгалтерском учете товаров;
• оборотно-сальдовые ведомости и аналитику по счетам учета запасов;
• выгрузку товарных остатков по складам и номенклатуре;
• договоры с существенными поставщиками, включая соглашения о скидках и бонусах;
• документы по инвентаризации, уценке, порче и списанию товаров.

Этого обычно достаточно, чтобы определить участки, где требуется более глубокая выборка.

Единица учета запасов влияет на качество всей аналитики

Пункт 6 ФСБУ 5/2019 дает организации право самостоятельно установить единицу учета запасов. Это может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа, отдельный объект или другая единица.

Для торговли выбор кажется техническим вопросом, хотя на практике от него зависит очень многое.

Представим дистрибьютора электроники. Одна модель устройства закупается у нескольких поставщиков, приходит разными партиями, имеет разные закупочные цены и иногда разные гарантийные условия. Компания может учитывать каждую партию отдельно либо объединять одинаковый товар в одну номенклатурную позицию.

Оба подхода могут быть допустимы, если выбранная единица обеспечивает достоверную информацию и контроль движения запасов.

Проблемы появляются, когда справочник развивается бесконтрольно.

Один и тот же товар заводится под несколькими названиями. У старой карточки используется одна единица измерения, у новой другая. После смены поставщика сотрудники создают новый артикул, хотя экономически товар остался прежним. Через несколько лет бухгалтерия получает большое количество дублей, а складская аналитика перестает нормально показывать оборачиваемость.

Во время аудита запасов ФСБУ 5/2019 мы поэтому смотрим и на качество номенклатурного справочника.

Особенно интересны:

• одинаковые или очень похожие названия с разными кодами;
• отрицательные остатки по отдельным карточкам при наличии положительного остатка аналогичного товара;
• частые ручные объединения и корректировки номенклатуры;
• необычные коэффициенты пересчета единиц измерения;
• товары, которые физически находятся на складе, но отражены под устаревшими артикулами.

Для сети с десятками тысяч SKU такие ошибки могут существенно влиять на инвентаризацию, себестоимость и анализ обесценения.

Как формируется фактическая себестоимость товара

По пункту 9 ФСБУ 5/2019 запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, если стандарт не устанавливает иной порядок.

Пункты 10 и 11 раскрывают, какие затраты формируют эту стоимость. В нее включаются расходы, непосредственно связанные с приобретением запасов и приведением их в состояние и местоположение, необходимые для продажи или использования.

Для торговой компании отправной точкой обычно является сумма, которую нужно заплатить поставщику. Но фактическая себестоимость нередко шире цены в товарной накладной.

Например, компания закупила партию мебели за 9 млн рублей. Еще 420 тыс. рублей заплатила перевозчику за доставку до распределительного центра, 110 тыс. рублей — за разгрузку и другие работы, непосредственно связанные с поступлением партии.

Чтобы понять стоимость товара в бухгалтерском учете, необходимо посмотреть экономическое содержание этих затрат и учетную политику.

Здесь полезна небольшая таблица.

В торговле именно последние две строки часто требуют дополнительного внимания.

Если бухгалтерия каждый месяц автоматически списывает транспортные расходы на текущие расходы, а учетная политика предусматривает другой порядок, стоимость остатков может формироваться неправильно.

Скидки поставщика меняют стоимость запасов

Современные договоры поставки редко ограничиваются одной фиксированной ценой.

Крупный дистрибьютор может получать скидку за объем, квартальную премию, ретробонус, дополнительную скидку за выполнение плана закупок или компенсацию определенных расходов.

ФСБУ 5/2019 требует учитывать предоставленные поставщиком скидки, уступки, вычеты, премии и льготы при определении затрат, включаемых в фактическую себестоимость запасов.

Поэтому название выплаты в договоре не решает вопрос автоматически.

Возьмем простой пример. Компания закупила за год товаров на 200 млн рублей. По договору после достижения этого объема поставщик предоставляет скидку 4%. Условие выполнено в декабре, а документы с окончательным расчетом пришли в январе.

Бухгалтерии нужно понять, как условие договора влияет на стоимость товаров, часть которых уже реализована, а часть остается на складе.

Аудитор в такой ситуации изучает сам договор, момент возникновения права на скидку и порядок отражения соответствующей суммы.

Обратите внимание: если коммерческий отдел ведет бонусные соглашения отдельно от бухгалтерии, риски возрастают. Менеджер прекрасно знает, что поставщик должен компании несколько миллионов рублей, а бухгалтер продолжает учитывать оставшиеся товары по прежней стоимости.

В рамках аудита бухгалтерской отчетности подобные ошибки могут затронуть сразу несколько показателей. При тематической проверке запасов этот вопрос можно разобрать гораздо подробнее, вплоть до конкретных договоров и партий товара.

Аудит запасов ФСБУ 5/2019 и товары в пути

Для торговой компании складская территория далеко не всегда определяет момент появления запаса в бухгалтерском учете.

Товар может несколько дней находиться у перевозчика, следовать из другой страны или храниться на складе третьего лица.

Поэтому формула «товар приехал — поставили на учет» подходит далеко не для каждой поставки.

Аудитор смотрит договор и фактические обстоятельства операции. Значение имеют условия поставки, момент перехода соответствующих прав, первичные документы и другие данные, которые определяют признание актива.

Особенно внимательно мы советуем проверять поставки на границе отчетного периода.

Предположим, крупная партия отправлена поставщиком 27 декабря, на склад покупателя поступила 5 января. Если бухгалтер просто ориентируется на дату фактической приемки складом, существует риск отражения операции в неправильном периоде.

Для декабрьских и январских поставок удобно использовать последовательную проверку:

1. Выбрать наиболее крупные поступления непосредственно до и после отчетной даты.
2. Посмотреть условия соответствующих договоров и документы перевозчика.
3. Определить период, в котором у компании возник запас и соответствующее обязательство.
4. Сопоставить вывод с фактической датой отражения операции в бухгалтерской системе.

Такой тест особенно полезен оптовым компаниям с импортом и длительной логистикой.

В статье про обязательный аудит оптовой торговой компании мы уже разбирали значение операций на границе года для торгового бизнеса. При тематическом аудите запасов этот участок проверяется более предметно.

Как списывается себестоимость проданных товаров

После поступления товар должен правильно выйти из состава запасов при продаже или другом выбытии.

Пункт 36 ФСБУ 5/2019 предусматривает три основных способа определения себестоимости:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени поступивших единиц — способом ФИФО.

Для запасов со сходными свойствами и характером использования выбранный способ применяется последовательно.

На практике бухгалтерская программа делает расчет автоматически. Поэтому главный риск иногда скрывается в настройках.

Компания считает, что списывает товары по средней себестоимости. После миграции на новую ERP отдельная группа почему-то работает по ФИФО. Или один склад рассчитывает стоимость корректно, а импортированная база второго склада использует другие параметры.

При аудите запасов ФСБУ 5/2019 полезно сделать контрольный пересчет нескольких номенклатурных позиций вручную.

Мы выбираем товары с большим оборотом, позиции с существенными колебаниями закупочной цены и несколько операций на конец периода. Затем сравниваем ожидаемую себестоимость с результатом программы.

Если разница возникает, дальше разбираемся в настройках и исходных данных.

Для оптовой компании с низкой торговой маржой даже сравнительно небольшая системная ошибка в себестоимости может заметно повлиять на итоговую прибыль.

Особенности учета товаров по продажным ценам в рознице

ФСБУ 5/2019 отдельно учитывает практику организаций розничной торговли, которые оценивают приобретенные товары по продажной стоимости с отдельным учетом наценок.

Пункт 35 стандарта устанавливает, что такие товары представляются в бухгалтерском балансе за вычетом наценок.

Это важно для компаний, использующих счет 42 «Торговая наценка».

Внутри учетной системы магазин может видеть товар по розничной цене. Для бухгалтерской отчетности такой остаток нельзя воспринимать как стоимость актива без соответствующей корректировки.

Например, по счету 41 числится товар по продажной стоимости 80 млн рублей, а относящаяся к нему торговая наценка составляет 24 млн рублей. Экономический смысл балансового показателя совершенно другой.

Во время проверки мы смотрим, как рассчитывается наценка, корректно ли она относится к остаткам и продажам, нет ли отрицательных или аномальных сумм по счету 42.

Для современной сети этот метод используется реже, чем количественно-суммовой учет товаров по фактической себестоимости, но полностью из практики он не исчез.

Неликвиды — главный практический вопрос ФСБУ 5/2019

Самая интересная часть стандарта для торговли начинается после того, как товар уже принят к учету.

Пункт 28 ФСБУ 5/2019 требует оценивать запасы коммерческой организации на отчетную дату по меньшей из двух величин: фактической себестоимости и чистой стоимости продажи.

Чистая стоимость продажи определяется как предполагаемая цена реализации за вычетом предполагаемых затрат, необходимых для подготовки товара к продаже и самой продажи.

Если фактическая себестоимость выше, возникает обесценение и создается соответствующий резерв.

Для торгового бизнеса это очень практичное правило.

Компания может годами хранить товар, который когда-то стоил дорого. Но покупателю бухгалтерская история закупки совершенно безразлична. Если рынок уже готов заплатить за этот товар значительно меньше, в отчетности требуется учитывать нынешнюю экономическую ситуацию.

Признаками возможного обесценения могут быть:

• длительное отсутствие продаж по товарной позиции;
• снижение текущих розничных или оптовых цен;
• повреждение упаковки либо ухудшение состояния товара;
• моральное устаревание модели или коллекции;
• существенное сокращение рынка сбыта.

Для одежды это может быть коллекция прошлых сезонов. Для электроники — устаревшая модель. Для строительных материалов — остаток редкого декора, который больше не используется в новых коллекциях производителя.

Аудитор смотрит, как компания выявляет такие товары и каким образом определяет их чистую стоимость продажи.

Как проверить резерв под обесценение запасов

Формально написать в учетной политике «резерв создается в соответствии с ФСБУ 5/2019» недостаточно.

Нужен рабочий механизм.

В одной торговой компании анализ разумно строить по каждой крупной позиции. В другой — по однородным группам товаров. Многое зависит от ассортимента и объема данных.

Главное, чтобы методика давала понятный и воспроизводимый результат.

Предположим, себестоимость партии товара составляет 15 млн рублей. По состоянию на конец года компания продает аналогичные остатки максимум за 11,8 млн рублей. Для окончательной реализации потребуются дополнительные затраты в размере 300 тыс. рублей.

Чистая стоимость продажи в таком случае будет оцениваться с учетом этих расходов, а разница с фактической себестоимостью повлияет на величину резерва.

Уважаемые читатели, именно здесь мы часто советуем подключать коммерческий отдел. Бухгалтер видит возраст остатка и стоимость по учетной системе. Менеджер по продажам лучше знает реальную цену, по которой рынок готов забрать старый товар.

Хороший расчет обычно опирается сразу на несколько источников: историю продаж, актуальные цены, предложения покупателям и планы распродажи.

Инвентаризация и аудит запасов ФСБУ 5/2019

С 1 апреля 2025 года правила обязательной инвентаризации регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Для тематического аудита запасов результаты инвентаризации становятся одним из ключевых источников информации.

ФСБУ 5/2019 отвечает на вопросы признания и оценки товаров. ФСБУ 28/2023 помогает подтвердить их фактическое наличие и корректно отразить выявленные расхождения.

В торговой компании полезно сопоставить данные сразу в нескольких разрезах:

• бухгалтерский остаток по счету 41;
• складскую систему;
• фактические результаты инвентаризации;
• товары, находящиеся у третьих лиц;
• имущество других организаций, находящееся на складах компании.

Если один массив данных заметно отличается от другого, требуется объяснение.

Например, бухгалтерия показывает остаток 25 тыс. единиц, складская программа — 24,6 тыс., а инвентаризация подтверждает 24,4 тыс. Это уже повод разбирать движение между системами и документы, оформленные вокруг даты пересчета.

Практику проверки товарных остатков мы встречали и в работе с торговыми организациями. Например, в кейсе аудита ООО «Эль-Дент» аудиторы проверяли вопросы инвентаризации товарно-материальных запасов и соответствующие участки учета.

Какие ошибки в учете запасов требуют внимания в первую очередь

При тематическом аудите нет необходимости одинаково глубоко проверять каждую позицию ассортимента.

Работа становится эффективнее, когда выборка строится с учетом риска и существенности.

Наибольшего внимания обычно требуют:

• крупные остатки с низкой оборачиваемостью;
• товарные группы со значительными колебаниями закупочной цены;
• позиции с регулярными ручными корректировками;
• существенные поставки непосредственно до и после отчетной даты;
• товары, по которым формирование резерва отсутствует при явных признаках снижения стоимости.

Полезным сигналом становятся и необычные движения.

Например, 31 декабря большая сумма товаров переводится на другой склад, а 2 января возвращается обратно. Или непосредственно перед отчетной датой бухгалтерия вручную меняет себестоимость крупной группы товара.

Это не означает автоматически наличие ошибки. Такие операции просто заслуживают объяснения и документального подтверждения.

Что дает торговой компании тематический аудит запасов

Проверка запасов по отдельному заданию удобна своей конкретикой.

Руководству не приходится ждать, пока проблема проявится в рамках обязательного годового аудита. Можно проверить один существенный участок и получить понятный перечень вопросов для исправления.

Результатом аудита запасов ФСБУ 5/2019 обычно становится понимание нескольких вещей: корректно ли сформирована себестоимость товара, насколько надежны данные по остаткам, правильно ли компания списывает стоимость при реализации и есть ли основания пересмотреть резерв под обесценение.

Для главного бухгалтера такой аудит помогает проверить учетную политику и настройки информационной системы. Финансовый директор получает более надежные данные о товарных активах. Собственнику становится понятнее, какая часть запасов действительно представляет экономическую ценность.

Если задача шире и необходимо подтвердить всю бухгалтерскую отчетность, можно провести полный аудит бухгалтерской отчетности организации. Тематическая проверка удобнее, когда основная зона риска уже известна.

Когда аудит запасов лучше провести заранее

Есть несколько ситуаций, когда откладывать проверку до конца года особенно неудобно.

Первая — переход на новую ERP или складскую систему. После миграции стоит проверить единицы учета, методы списания и перенесенные остатки.

Вторая — резкое расширение ассортимента. Новые категории могут потребовать другого подхода к аналитике и обесценению.

Третья — покупка или объединение торговых компаний. У двух организаций могут использоваться разные товарные справочники, способы оценки и правила формирования себестоимости.

Четвертая — крупная инвентаризационная разница. Если недостачи и излишки становятся существенными, полезно проверить сам механизм учета движения товаров.

Пятая — регулярное накопление неликвидов. Здесь уже требуется оценить методику определения чистой стоимости продажи и формирования резерва.

Практический порядок действий может быть таким:

1. Определить участок, который вызывает сомнения: себестоимость, остатки, обесценение, списание или инвентаризация.
2. Подготовить выгрузку товаров и основные регистры по выбранному периоду.
3. Провести аналитическую выборку по крупным, старым и необычным позициям.
4. Сопоставить данные бухгалтерии, склада и коммерческого подразделения.
5. Зафиксировать корректировки и при необходимости изменить учетные процедуры.

Такой формат позволяет быстро перейти от общей фразы «у нас проблемы с запасами» к конкретным причинам.

Что стоит проверить в учетной политике

Учетная политика по запасам должна соответствовать реальной работе компании.

При аудите запасов ФСБУ 5/2019 мы советуем проверить как минимум порядок определения единицы учета, формирования фактической себестоимости, списания товаров и оценки обесценения.

Если организация ведет розничный учет по продажным ценам, этот подход тоже должен быть отражен.

Для компаний, имеющих право на упрощенные способы бухгалтерского учета, ФСБУ 5/2019 содержит отдельные возможности. Их применение требует осознанного решения и закрепления соответствующего порядка.

Важнее всего, чтобы документ не жил отдельно от программы.

Если учетная политика говорит о ФИФО, а ERP списывает товар по средней стоимости, проблема уже существует независимо от качества текста локального акта.

Мы встречали торговые компании, где именно аудит помогал выявить такие расхождения между формальными правилами и реальными настройками учета. В кейсе аудиторской проверки компании «Космос Электро» одним из вопросов проверки было последовательное применение учетной политики и корректность бухгалтерских данных торговой организации.

Аудит запасов ФСБУ 5/2019 полезен до закрытия отчетности

Товарный учет редко ломается в одном месте. Обычно небольшие расхождения постепенно накапливаются: появились дубли в справочнике, часть логистики стала списываться иначе, один поставщик ввел ретробонус, менеджеры перестали вовремя передавать информацию о неликвидах.

Каждая операция по отдельности выглядит небольшой. К концу года все эти решения собираются в строке «Запасы» бухгалтерского баланса.

Поэтому аудит запасов ФСБУ 5/2019 имеет смысл проводить до окончательного закрытия отчетности, пока у бухгалтерии остается время разобраться с расчетами и документами.

Особенно это актуально для компаний, где товары составляют существенную долю активов. Чем выше стоимость складских остатков, тем заметнее влияние ошибки в оценке на отчетность.

Для торговой компании хороший учет запасов означает, что на любой существенный остаток можно ответить на четыре простых вопроса: что это за товар, где он находится, сколько фактически стоил компании и за какую сумму его реально можно продать.

Если ответы подтверждаются учетными данными и документами, ФСБУ 5/2019 работает так, как и должен работать на практике.