Определение команды и ресурсной модели внутреннего аудита

Определение команды и ресурсной модели внутреннего аудита повлияет в дальнейшем на эффективность службы внутреннего аудита и работу системы внутреннего контроля в целом. В данной статье рассмотрим следующие вопросы:

1. Какая связь между ключевыми навыками и ресурсами с одной стороны и различными уровнями зрелости услуг и продуктов внутреннего аудита с другой стороны?
2. Как определить необходимые должности и пути развития карьеры в службе внутреннего аудит?
3. Как определить организационную структуру службы внутреннего аудита?
4. Как разработать ресурсную модель службы внутреннего аудита?

В данной статье мы расскажем о ценных рекомендациях по построению службы внутреннего аудита, которые мы получили, исходя из международной практики внутреннего аудита, изложенной в книге «Внутренний аудит по Сойеру», изд.7.

Люди являются самым важным ресурсом, которым необходимо управлять в службе внутреннего аудита, для успешного осуществления этих усилий необходимо конкретные действия. В данной статье будут рассмотрены вопросы оценки людей, входящих в состав службы внутреннего аудита.

Вопрос 1. Какая связь между ключевыми навыками и ресурсами с одной стороны и различными уровнями зрелости услуг и продуктов внутреннего аудита с другой стороны?

Построение правильной команды- это скорее искусство, чем наука. Каждый руководитель внутреннего аудита использует различные подходы к созданию своего видения правильной команды.

По мере повышения степени зрелости службы внутреннего аудита и ее стремления предоставлять продукты и услуги, приносящие большую пользу для бизнеса и заинтересованных сторон, в службе внутреннего аудита увеличивается потребность в дополнительных компетенциях и требуется более широкий набор навыков и специализаций.

Руководители внутреннего аудита несут ответственность за приобретение опыта, знаний, навыков для предоставления продуктов и услуг, которые они обязались предоставить клиентам.

Вопрос 2. Как определить необходимые должности и пути развития карьеры в службе внутреннего аудит?

Службы внутреннего аудита предоставляют различные услуги в зависимости от их размера и степени зрелости.

Далее в таблице представлена связь между ключевыми навыками и требующимися ресурсами для каждого уровня и специализированными навыками, профессиональной сертификацией и потенциальными должностями внутреннего аудита.

Хотя стратегия службы внутреннего аудита может предусматривать создание ряда должностей, но могут существовать области, в которых необходима более углубленная оценка.

Например, должности в области управления проектами и расследования случаев мошенничества могут использоваться для оказания ряда услуг, таких как предоставление гарантий в отношении программ, консультаций или выполнение заданий по проверке соблюдения требований.

Ответ на вопрос: «Каков оценочный объем работ на этой должности в течение последующих трех лет?», можно получить несколькими способами.

Возможно использовать традиционный подход к планированию внутреннего аудита с выделением бюджета на выполнение потенциальных должностных функций. Иными словами, необходимость создания должности основана на расчетном количестве часов работы в течение последующих трех лет.

Для современных служб внутреннего аудита, поскольку заинтересованные стороны сосредотачивают внимание на том, как служба внутреннего аудита может обеспечить покрытие ключевых бизнес-рисков, руководитель внутреннего аудита должен оценить общую пользу, которую та или иная должность может принести в средней и долгосрочной перспективе.

Более мелкие и менее зрелые службы внутреннего аудита могут подходить к этому вопросу по- другому. Они начинают деятельность с помощью имеющихся ресурсов (одного-двух аудиторов) и медленно, с течением времени, формируют необходимые специальности, принимая решения по найму в каждом отдельном случае. В таких случаях темп перемен будет скорее диктоваться бюджетом, нежели оценкой потенциальных должностей.

Работа других подразделений второй линии защиты и их отношения с внутренним аудитом также влияют на потенциальные должности в службе внутреннего аудита.

Однако желаемый уровень зрелости функций внутреннего аудита и ожидания заинтересованных сторон являются важным фактором при определении общего бюджета службы внутреннего аудита. Если руководитель внутреннего аудита принимает здравые решения относительно использования ресурсов и сосредотачивает внимание на приносимой пользе, есть хороший шанс получить необходимые ресурсы.

Вопрос 3. Как определить организационную структуру службы внутреннего аудита?

Правильная структура внутреннего аудита позволяет внутреннему аудиту соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон и в конечном итоге выполнить свой мандат по сохранению и повышению стоимости организации.

В идеале структура, выбранная руководителем внутреннего аудита, будет соответствовать потребностям и культуре организации и сторон, заинтересованных во внутреннем аудите.

Ранги и уровни старшинства

При разработке структуры внутреннего аудита должна быть сформирована иерархия уровней старшинства. Эта иерархия соответствует разряду или уровню внутренних аудиторов.

В нижеприведенной таблице представлена иерархия уровней старшинства с различным количеством уровней.

Виды организационной структуры внутреннего аудита

Небольшие службы внутреннего аудита (0- 5 аудиторов) имеют, как правило, плоскую структуру с ограниченным количеством специализаций или отсутствием таковых. Могут существовать редкие случаи, когда нанимается специалист (например, ИТ-аудитор), или, когда член команды нанимается в другом городе.

Руководитель внутреннего аудита имеет разумную сферу контроля, и вся или большая часть команды подотчетна руководителю внутреннего аудита.

Типичная организационная структура небольшой службы внутреннего аудита

В более крупных службах внутреннего аудита для определения организационной структуры необходим более структурированный мыслительный процесс.

Есть четыре общих способа структурирования средних и крупных служб внутреннего аудита в зависимости от их размера и состава:

• По корпоративным функциям/сегментам бизнеса: эта структура включает в себя внутренних аудиторов, работа которых построена вокруг основных групп корпоративных функций или сегментов бизнеса для диверсифицированной компании.

Организационная структура службы внутреннего аудита, построенная по сегментам бизнеса

• По предоставляемым услугам или специализациям: включает в себя выстраивание работы внутренних аудиторов вокруг различных услуг, которые они предоставляют, и специализаций в рамках этих услуг, где применимо.

Специализации внутреннего аудита чаще всего включают ИТ, борьбу с мошенничеством, расследование мошенничества, а также аналитику данных.

Кроме этого, может включать выполнение функций по оценке рисков, таких как тестирование контроля согласно закону Сарбейнса-Оксли, управление рисками организации и другие области.

Организационная структура службы внутреннего аудита, построенная по принципу специализации

Примечание:

30 июля 2002 года президент США Буш подписал Закон Сарбейнса — Оксли. Закон применяется для всех эмитентов («issuers») — для всех компаний, ценные бумаги которых зарегистрированы Комиссией по ценным бумагам и биржам США (SEC) — вне зависимости от места регистрации и деятельности компании.

• По географическому принципу: включает построение команды внутреннего аудита по регионам или странам.

Организационная структура службы внутреннего аудита, построенная по географическому принципу

Рисками, связанными с этим типом структуры, являются возможное дублирование в структурах внутреннего аудита и возникновение отличий в практике со временем.

• Гибридная структура: этот тип организационной структуры обычно используется, когда необходимо более одного типа организационной структуры. Она применима к более крупным службам внутреннего аудита с разнообразным географическим присутствием или множеством бизнес-подразделений.

Вне зависимости от выбранной структуры она должна быть целесообразной для всей организации с точки зрения затрат, объема работ, специализации и уровней опыта. Структуру внутреннего аудита всегда следует выстраивать с учетом стратегии и услуг внутреннего аудита.

Вопрос 4. Как разработать ресурсную модель службы внутреннего аудита?

Многие руководители внутреннего аудита понимают, что лучшая ресурсная модель — это пополнение команды внутреннего аудита в рамках программы гостевых аудиторов, программы ротации кадров и договоренности по косорсингу со сторонними поставщиками услуг для обеспечения наличия нужных ресурсов в нужное время без существенных затрат на наем такого персонала на условиях полной занятости. Такие договоренности дают возможность привлекать временные ресурсы по мере необходимости.

По мнению IIA, роль руководителя внутреннего аудита имеет критически важное значение в любой организации, и решение заключается не в том, нанимать его или нет, а в том, как следует позиционировать должность руководителя внутреннего аудитора (вице-президент, директор, менеджер и т.д.).

Инициативы, связанные с людьми, как правило, ориентированы на зоны риска и ожидания заинтересованных сторон и обуславливаются продвижением службы внутреннего аудита в спектре возможностей.

После рассмотрения влияния структуры и стратегии руководитель внутреннего аудита должен решить, как наилучшим образом обеспечить ресурсами должности в структуре внутреннего аудита.

Современный подход заключается в принятии решения относительно подбора персонала для заполняемой должности:

• Внутренний набор персонала;
• Внешний набор персонала;
• Косорсинг;
• Альтернативное обеспечение ресурсами;
• Привлечение подрядчиков.

Внутренний набор персонала

Многие компании поощряют внутренний набор персонала как способ предложить существующим сотрудникам варианты карьеры и продвижения по служебной лестнице.

Наиболее очевидным выбором для внутреннего аудита будут финансовые аудиторы из бухгалтерского отдела и административные сотрудники из различных направлений бизнеса.

Набранные изнутри сотрудники знают бизнес, имеют налаженные отношения, ориентируются в культуре организации, но при этом может быть сложно найти сотрудника, имеющего навыки в области внутреннего аудита.

Внешний набор персонала.

Внешний набор персонала подразумевает поиск имеющихся талантов вне организации для заполнения должностей внутреннего аудита. Существует несколько источников внешних кандидатов, включая:

• Выпускников вузов: студенты бакалавриата и магистратуры для стажировки и работы на условиях полной занятости;
• Другие компании: это может быть наем из службы внутреннего аудита в той же отрасли или из другой отрасли. Хорошие аудиторы с надлежащим критическим мышлением и прочным фундаментом в области внутреннего аудита.
• Компании по оказанию профессиональных услуг: включают широкий ряд поставщиков услуг, в том числе бухгалтерские фирмы, консультационные компании, поставщиков специализированных услуг.

Заполнение должностей лицами, обладающими международным опытом, может расширить экспертные знания, повысить языковые навыки и способствовать культурному многообразию.

Косорсинг

Одним из распространенных подходов к кадровому обеспечению конкретных должностей или отдельных заданий является косорсинг с поставщиками профессиональных услуг.

В последнее время наблюдается заметный рост использования внешних ресурсов для дополнения наборов навыков внутреннего аудита. Модели косорсинга могут принимать несколько форм.

В нижеприведенной таблице представлены факторы, которые необходимо учитывать при выборе подхода на основе косорсинга.

Расшифровка условных обозначений в таблице факторов косорсинга:

Основное отличие между моделью косорсинга и моделью полной занятости состоит в том, что поставщик услуг располагает полной командой или проектной структурой, оказывающей поддержку в выполнении аудиторского задания.

Модели использования альтернативных источников

Эти модели включают:

1. Программы ротации. Предполагает заполнение должностей внутреннего аудита сотрудниками из бизнеса на ограниченный период (входящая ротация). Такой подход может также включать в себя перевод внутренних аудиторов на должности в бизнесе (исходящая ротация). Цели программ ротации включают использование внутреннего аудита в качестве учебной площадки для бизнеса, привнесение специализированных навыков в команду внутреннего аудита, обучение представителей бизнеса анализу рисков и средств контроля и повышение статуса внутреннего аудита.
2. Гостевые аудиторы. Этот способ используют для получения специализированных навыков, необходимого для выполнения конкретного аудиторского задания, и подразумевает включение сотрудника в состав команды внутреннего аудита. При выполнении задания по внутреннему аудиту гостевые аудиторы играют роль экспертов в предметной области.
3. Передача в оффшор. Виды деятельности или позиции, которые могут быть переданы в оффшор, включают анализ данных, плановое тестирование транзакций, административную работу. Этот вариант обеспечения ресурсами является целесообразным только в компаниях или юрисдикциях, где законы о конфиденциальности данных допускают передачу информации в другие страны.

Подрядчики

Здесь имеется ввиду практика заключения договоров оказания услуг с физическими лицами. Это включает в себя наем физических лиц для выполнения определенных заданий на основе косорсинга.

Определяющим фактором при этом подходе являются затраты, поскольку затраты на оплату труда физических лиц, скорее всего, будут меньше, чем при найме организации-поставщика услуг.

Текущая оценка структуры и ресурсного обеспечения

Руководители внутреннего аудита должны всегда обеспечивать, чтобы служба внутреннего аудита коллективно обладала нужными возможностями и компетенциями для выполнения своей миссии и соответствия ожиданиям заинтересованных сторон.

Поскольку организации и их риски не являются статичными, руководителям внутреннего аудита следует проводить периодическую оценку требующихся возможностей, компетенций, структуры и ресурсной модели для оценки стратегических допущений в отношении существующих навыков и будущих потребностей в навыках.

Заключение

Ценность международного опыта внутреннего аудита для нашей аудиторской компании или любой другой службы внутреннего аудита, заключается в том, что дается системный подход к оценке состояния службы внутреннего аудита, а также дается представление о международной практике и современного состояния продуктов и услуг внутреннего аудита.

А самое главное, предоставляется возможность для самоанализа собственной службы внутреннего аудита, а также раскрываются пути и методы стратегического развития аудиторской компании в области оказания услуг внутреннего аудита.

Наша аудиторская компания оказывает услуги по аутсорсингу и косорсингу внутреннего аудита, применяя международный опыт внутреннего аудита, а также опыт мировых лидеров профессии внутренний аудитор.

Заявки на аутсорсинг и косорсинг внутреннего аудита подавайте на сайте нашей аудиторской компании: