Правила документооборота по ФСБУ 27/2021. Требования ФСБУ 27/2021. Разъяснения Минфина ИС учет-33

Минфин России утвердил во 2 квартале 2021 г. федеральный стандарт бухгалтерского учета, который начнет действовать с 1.01.2022 г. ФСБУ 27/2021 устанавливает документы, регламент в отношении документооборота для российских налогоплательщиков. Рассмотрим с этой статье правила документооборота по ФСБУ 27/2021.

Для кого действуют новые правила документооборота по ФСБУ 27/2021?

Изображение выше демонстрирует, как на данный момент многие видят новые ФСБУ 27/2021. Однако, не все так страшно. Трудность заключается только в переходе на новые стандарты.

Если вам необходимы разъяснения бухгалтера, то обращайтесь в нашу компанию за консультацией:

До момента выхода ФСБУ 27/2021 в России не было разработано нормативно-правого акта, стандартизирующего систему ведения документов в бухучёте. Сейчас он появился и бухгалтерам будет проще жить.

Требования ФСБУ 27/2021 обязаны соблюдать все российские субъекты хозяйственной деятельности. В соответствии с НК РФ юрлица, работающие в России, вне зависимости от территориального месторасположения, должны вести бухучёт. Они регистрируются в ИФНС и получают статус налогоплательщика и автоматически подпадают под новые стандарты.

Кроме того, отдельные категории физических лиц:

• занимающиеся адвокатской деятельностью,
• оказывающие нотариальные услуги,
• ИП не обязаны вести бухучёт.

То же самое относится к структурным подразделениям зарубежных фирм, работающих в России. Такой порядок содержится в п. 2 ст. 6 ФЗ РФ № 402 от 06.12.2011.

Указанные здесь зарубежные фирмы и физлица (россияне) не применяют ФСБУ 27/2021 при ведении своего бухучета. Все остальные субъекты хозяйственной деятельности, работающие в России, подчиняются новому федеральному закону.

Однако есть 2 исключения из новых правил:

1. Не обязаны применять новый стандарт бюджетные учреждения.
2. Для финансовых компаний сделаны послабления.

Последние имеют право некоторые пункты ФСБУ 27/2021 не соблюдать. Это только в том случае, если в инструкции Банка России по составлению деловых бумаг есть условия, отличающиеся от новых требований федерального стандарта.

Требования к документам и регистрам бухучета по ФСБУ 27/2021

Регламент стандартизации бухгалтерского учета касается 2-х групп.

1. Учётной документации (первичной), с помощью которой отражаются отдельные события хозяйственной деятельности субъектов российской экономики.
2. Регистров бухучёта, использующихся при обобщении и накоплении сведений о свершившихся фактах в жизни налогоплательщика.

Реквизиты первички, которые являются обязательными, указаны в ст. 9, 10 ФЗ № 402 от 6 декабря 2011 г. Требования касаются 2 видов документаций:

1. Внешних, полученных от контрагентов, например, товарный счет.
2. Внутренних, оформленных внутри организации, это авансовый отчет и другие.

К обязательным реквизитам, которые прописаны в указанном ФЗ № 402 можно добавить дополнительные (по п. 12 федерального стандарта по бухучету 27/2021).

Некоторые пояснения

Конкретные события, произошедшие в компании при ведении бизнеса, коммерческие операции, приводящие к изменению финансового состояния предприятия, торговые сделки… Все перечисленное можно назвать одним выражением – «факты хозяйственной жизни» налогоплательщика. Сокращенно это называется ФКХ, включает в себя такие операции, как:

• оказание услуг,
• отгрузка товаров,
• выполнение работ,
• начисление заработной платы,
• реализация готовой продукции,
• перечисление налогов и взносов и другое.

В дальнейшем, говоря о документации, учитываемой в бухгалтерии, для удобства будет идти речь не только о первичке, отражающей факт свершения сделки, но и об учётных регистрах. Однако знайте, что стандарт с 2022 года распространяется на обе категории.

Новые правила документооборота по ФСБУ 27/2021

Правила документооборота по ФСБУ 27/2021 подразумевают, что вся документация для бухучёта составляется исключительно на русском языке. Это однозначное требование, но есть и другие. Они разбиты на несколько категорий. В этой статье они подробно расписаны в соответствующих подразделах.

Требования к переводу деловых бумаг по ФСБУ 27/2021

Бухгалтерскую первичную документацию, содержащую тексты не на русском языке, придется перевести, причем каждую строчку. Оформлять первичку с иностранными сведениями разрешается лишь в том случае, если место ведения бизнеса расположено не в России, а в другом государстве.

Тогда придется соблюдать правила ведения бухучета согласно требованиям их законов. Соответственно, деловые бумаги для бухгалтерии тоже готовятся на языке этого государства.

Правила прописаны в абзаце 1, 2 п. 6 ФСБУ 27/2021.

Однако не применяется такой подход к регистрам бухучета. Их нужно перевести на язык россиян по каждой заполненной строке. Кроме того:

1. Все цифровые значения, имеющие отношения к деньгам, в документации выражаются российскими рублями.
2. Если хозяйственная операция отражена в валюте другой страны, надо параллельно отразить суммовую величину еще и рублями.
3. Пересчитываются все параметры на российские деньги по курсу Банка России на день происхождения события.

Дата деловой бумаги – это календарный день, когда на нем поставил свою подпись конкретный сотрудник. Он назначается по приказу руководителя ответственным за хозяйственную операцию.

Требования к созданию деловых бумаг для бухучета

При подготовке документации нужно учитывать тот факт, что бумажные носители информации должны храниться на протяжении долгого времени.

Согласно ст. 29 ФЗ РФ № 402 самый маленький период для таких бумаг, включая отчёты, установлен в 5 лет. Однако некоторые из них будут находиться в архиве намного дольше.

Например:

• ведомости по начислению заработной платы сотрудникам,
• выплаты начисленных сумм,
• лицевые счета на каждого работника хранятся 50 лет.

Надписи на бумажном носителе необходимо делать надежными средствами для обеспечения читаемости на протяжении долгого времени. В основном бухгалтера применяют:

• черные и синие чернила,
• обычную ручку с пастой,
• специальную краску (картридж для принтеров).

Не следует заполнять деловые бумаги для бухучёта, пользуясь простым карандашом. Это категорически запрещено новым стандартом.

Правила документооборота по ФСБУ 27/2021 касаемо подписания официальной документации

Деловые бумаги для бухучета заверяет подписью топ-менеджер, наделенный полномочиями по решению учредителя. Кроме того, отдельные сотрудники могут также ставить свои подписи при наличии прав, предоставленных директором. Обычно это главный бухгалтер, заместитель руководителя.

При электронном подписании предприятие применяет один из 3-х видов цифровой подписи:

1. Простая;
2. Усиленная квалифицированная (УКЭП);
3. То же, но неквалифицированная (УНЭП).

Первым вариантом на практике предприниматели пользуются довольно редко, поскольку она не защищена от внесения нежелательных правок. Чтобы выбрать один из 2-х других вариантов, необходимо учитывать следующие факторы:

• действующее российское законодательство;
• внутренние правила организации;
• договорённости с персоналом и партнерами, участниками бизнес-процессов.

Есть некоторые особенности для ситуаций, связанных с электронным формами ведения документооборота:

• трудового договора,
• внесение изменений,
• расторжений.

Юрлицо, зарегистрированное в качестве работодателя, пользуется УКЭП в обязательном порядке. Остальную кадровую документацию:

• распоряжения;
• приказы о приеме на работу и другие;
• иные деловые бумаги разрешено заверять УНЭП.

Однако такой вариант подписания нужно согласовывать с трудоустроенными сотрудниками. Требование установлено Кодексом ст. 312.3 ТК РФ. Если документация для бухучёта создана в информационной базе, то нужно предусмотреть вариант распечатки из программы на бумагу.

Объединение повторяющихся операций

В некоторых случаях допускается оформление одной деловой бумаги на много событий. Это может быть определённый интервал, когда свершились конкретные факты в жизнедеятельности организаций. Например, при формировании в учётной системе записей:

• связанных друг с другом,
• повторяющихся хозяйственных операций,
• периодических отгрузок товаров по однажды заключенному договору купли-продажи.

Можно поступать также, если:

1. Оформляются на торговой бирже многократные сделки одной организацией, участвующей в торгах.

1. При внесении в информационную базу записей по фактам, которые длятся долгий период, ежемесячно повторяются.

Наглядные примеры, демонстрирующие последний пункт списка: начисление: процентов за взятые кредиты, амортизации по объектам основных средств.

При подготовке обобщённой первички предприятие самостоятельно устанавливает периодичность. Здесь необходимо учитывать специфику конкретной хозяйственной операции. Документацию допускается оформлять:

• ежедневно,
• еженедельно,
• ежемесячно,
• ежеквартально.

Если по какому-то контракту производится 2–3 передачи покупателям товаров в течение 30 дней отчётного месяца и сделки при этом однотипные, то можно один раз в месяц создавать итоговую накладную. Когда подобных сделок станет больше 20, то рациональнее выбрать еженедельную подготовку.

При любом варианте обобщённую первичку надо оформлять на 31 число отчётного интервала. Все зависит от требований действующих в России законов и принятых в организации правил, прописанных в учетной политике. Обычно это конец:

• месяца,
• квартала,
• календарного года.

Если деловые бумаги для бухучета оформляются не в день состоявшегося события, то порядок несколько иной. В этом случае вписываются обе даты операций:

1. День, когда совершен ФКХ.
2. Дата создания накладной или акта.

Когда бумаги готовятся не по факту свершения события, а на основании иной документации, то в окончательном варианте нужно прописать дополнительные сведения. Важно, чтобы информация при этом была полноценной, позволяющей распознать исходник. В основном присутствуют: название, № и день оформления.

Требования к подтверждению достоверности сведений в первичке по ФСБУ 27/2021

Минфин своим приказом ввел термин «оправдательный документ», представляющий собой деловую бумагу, где содержатся сведения о ФКХ. Однако в некоторых случаях он не соответствует критериям первичной документации по ФЗ № 402. В качестве него выступают:

• чек ККТ;
• квитанция об оплате;
• решения судов;
• товарный счет;
• письменное соглашение, контракт, договор;
• отчет сотрудников за деньги, полученные в подотчет;
• другое.

Получается, что оправдательными являются документы, подтверждающие понесенные затраты.

Минфин дал разъяснения по ФСБУ 27/2021: Информационное сообщение Минфина РФ от 10.06.2021 N ИС-УЧЕТ-33. По их мнению, чек кассового аппарата – это не первичка. Они относят распечатку с ККТ о покупке товара к оправдательным документам.

Правила документооборота по ФСБУ 27/2021 — требования к регистрам бухгалтерского учёта

Учётные регистры необходимо вести с соблюдением главных принципов, утвержденных для бухгалтерского учёта:

1. Данные полностью раскрыты. Все контрагенты должны в полном объеме получать интересующую их сведения. Это относится к владельцам бизнеса, руководителям компаний, банкам, потенциальным инвесторам, поставщикам, государственным структурам.
2. Хронология записей. Объекты бухгалтерского учёта отражаются во всех видах учётной документации в той последовательности, как происходили, группируются на основе экономического смысла.
3. Аналитический и синтетический учёт. Вся информация в бухгалтерии ведётся с разбивкой на отдельные объекты по статьям. Допускается показывать обобщённо, выбор конкретного способа зависит от экономического смысла хозяйственной операции. Записи по начислению заработной платы в аналитическом учёте следует вести в разрезе сотрудников по кредиту счета 70. Итоговая величина фонда оплаты труда распределяется между затратными статьями, в зависимости от принадлежности к категориям. Принцип распределения прописывается в учётной политике.
4. Системность. Все сведения бухгалтерского учёта должны быть взаимосвязаны друг с другом. Данные учётных регистров сопоставляются со строками бухгалтерских отчётов. Перед составлением баланса цифры по аналитическим карточкам проверяются на соответствие итоговым показателям синтетических счетов.
5. Достоверны и обоснованы. Важно, чтобы все бухгалтерские проводки корректно вносились в информационную базу (ИБ). Нужно добиться точного соответствия первичке и отражения учётных событий в полном объеме. Пропуски реальных фактов недопустимы.
6. Вовремя внесенные в ИБ. Информация без задержек вносится в программу, в которой ведется бухучёт. Это необходимо для своевременного предоставления собственникам и другим заинтересованным лицам контрагентам финансовых показателей, соответствующих реальному положению дел в бизнесе. Важно сдавать в налоговую инспекцию отчёты не позже сроков, которые установлены российским законодательством.
7. Значимость. Документация подтверждает факт хозяйственных операций в жизнедеятельности компании. Для исключения юридических коллизий и конфликтов с налоговиками, их надо оформлять правильно, на основании федерального стандарта 27/2021.

Должны содержать все реквизиты, прописанные как обязательные в указанным ранее законе РФ № 402-ФЗ:

• информация о юридическом лице,
• день и смысл события,
• измерение (суммовые показатели),
• подписи должностных лиц.

Некоторые типы деловых бумаг: кассовая книга, выписки по расчетным счетам не должны отличаться от стандартных форм по ФСБУ 27/2021.

Требования к исправлению документации по ФСБУ 27/2021

При корректировках, вносимых в документы, оформленные на бумаге, запись делается с обеспечением видимости обоих сведений: ошибочных и исправленных. Для этого неверные данные аккуратно зачеркиваются. А сверху пишется корректная информация. Рядом с этой записью надо:

• написать слово «Исправлено»;
• поставить дату корректировки;
• заверить подписями должностного лица, ответственного за оформление.

Недалеко от скорректированной записи указывается должность сотрудника, заверившего исправление и ФИО.

Исправлять кассу, платежные поручения недопустимо. Запрет прописан в п. 18 ФСБУ 27/2021.

Нельзя в бухучёте для коррекции деловых бумаг пользоваться замазками, подчищать и применять прочие технологии, скрывающие первоначальные записи.

Правила документооборота по ФСБУ 27/2021 в отношении исправления электронных документов

Корректируются данные в информационной базе методом смены неверных записей на правильные. В электронном документе ставится дата, когда было исправлено, надпись, извещающая, что надпись оформлена вместо неверного. Исправленная документация заверяется цифровыми подписями тех лиц, кто подписывал исходный вариант.

Программу придется настроить, здесь важный момент: первоначальными и откорректированными видами пользоваться надо одновременно. Друг без друга они не будут иметь юридической силы, не примут их в качества свидетельства факта произошедшего события.

В регистре бухгалтерского учёта допускается исправлять ошибки с использованием специальных проводок для коррекции данных.

Применяются в 2-х случаях:

1. Отрицательные ( – ) записи называются сторнирующими. Используются, в том случае, если ранее в учётную систему по ошибке была внесена ненужная операция.
2. Вносится еще одна бухгалтерская запись при выявлении ошибки.

Во втором случае речь идет о ситуации, когда операция первоначально была записана в учётной системе не полностью либо совсем отсутствовала.

Требования к хранению документов по ФСБУ 27/2021

Бумажные носители бухгалтерской документации должны храниться подлинниками. Электронные виды – записями в информационной системе. Документы нужно сохранять в первоначальном формате с момента составления.

Например, недопустимо переводить (с целью хранения) бумажную форму в электронный вид.

Если быть более точным, новый стандарт не содержит прямого запрета, чтобы делать цифровую копию. Однако подлинником в любом случае будет считаться бумажный документ. Причем нельзя его уничтожать, терять до тех пор, пока не закончится установленный ФЗ срок хранения. В случае потерь подлинников, придется восстановить.

Хранение цифровых документов

Аналогично действуют правила в отношении электронного формата. Если он создан изначально в программе, то нельзя с целью хранения:

• распечатать,
• подписать,
• потом удалить цифровую версию из информационной системы.

В целом документы, напечатанные на бумажных носителях, а также размещенные в специальных электронных базах данных, должны храниться на российской территории.

Юридическим лиц, работающим за пределами России, необходимо создать условия для хранения бумаг на основе закона той страны, в которой ведется хозяйственная деятельность.

Срок для бухгалтерских документов определен п. 1 ст. 29 ФЗ РФ № 402 от 06.12.2011 и НК подп. 8 п. 1 ст. 23.

Правила документооборота по ФСБУ 27/2021 в отношении доступа к бухгалтерской документации

В соответствии со стандартом ФСБУ 27/2021 правила доступа к документам бухучёта, вне зависимости от пользователей (внешний или внутренний) определяет руководитель предприятия.

О принятом положительном решении необходимо проинформировать должностное лицо, которое отвечает за ведение бухгалтерского учёта.

Обычно это главный бухгалтер, официально оформленный в штат организации. Могут вести бухучет по договору: аудиторская компания или аутсорсинговая бухгалтерская организация, фрилансер, выполняющий обязанности бухгалтера.

Кто отвечает за правильность ведения документооборота в компании по ФСБУ 27/2021?

Ответственность за правильную организацию работ с документами возложена на руководителя компании. Именно его обязанность создать условия для обеспечения документооборота таким образом, чтобы конкретные ответственные лица своевременно:

• принимали объекты к бухучету;
• передавали сведения для отражения событий в учётных регистрах;
• составляли достоверные отчеты.

При применении ФСБУ 27/2021 по документообороту важно исключить случаи доступа к документам бухгалтерии без получения специального разрешения, о котором ранее упоминалось в статье. Это важно для обеспечения сохранности конфиденциальных данных по бизнесу.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение документооборота?

На текущий момент за нарушение правил документооборота по ФСБУ 27/2021 при хранении документов российским законодательством ответственность не установлена.

Когда необходимо применять ФСБУ 27/2021?

Правила документооборота по ФСБУ 27/2021 начали действовать с 1 января 2022 года. В Федеральном законе по бухучету отсутствовал запрет на досрочное применение. Поэтому, некоторые компании ещё до начала 2022 года приняли и закрепили в учетной политике решение о переходе на ФСБУ/2021.

Приказом Минфина РФ N 62н от 16.04. 2021 г. утвержден ФСБУ 27/2021. В нем установлены новые регламенты и бухгалтерские документы для большинства юридических лиц.

По сравнению с другими стандартами, начинающими действовать с начала 2022 года, в ФСБУ 27/2021 не так много изменений по правилам ведения бухгалтерского учета.

Многие их них связаны с отменой уже устаревших регламентов. Некоторые проясняют скользкие моменты, существовавшие на текущий момент. Введено новое понятие в документообороте ФСБУ 27/2021 – оправдательный документ.

Если вам необходимы аудиторские или бухгалтерские услуги, то обращайтесь в нашу аудиторскую компанию ООО «Радар-Консалтинг»:

Почему нам можно доверять:

1. Работаем с 1998 года.
2. Состоим в СРО ААС ОРНЗ: 1027806865921.
3. Регулярно проходим внешние проверки контроля качества услуг с высокой оценкой.
4. Всегда в курсе всех актуальных и планируемых изменений в области финансов, аудита и бухгалтерии.
5. Нам доверяют известные бренды: Европа Плюс, Мегафон, ЭЛСИ и др.
6. Ведем бизнес максимально открыто — вы можете ознакомиться с примерами аудиторских проверок и отзывами клиентов.